英文メール強化塾 相手を動かすライティング戦略

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Lesson 36

If you can’t supply it, tell us who can!

目的


相手にこちらを無視することをやめ、問題を解決させること

状況

【あなたにできないなら、誰ならできるか教えてください!】

カトウさんは、日本の化学薬品会社で研究員として働いている。業務で生体サンプルを分析する装置(ABC Analysis社製)を使っているが、その装置の主要部品に問題があるため作業が滞り、問題となっている。

その部品とは分析対象のサンプルを保持する器具で、繰り返しの使用による摩耗が激しく、壊れやすいことが分かっている。数回の使用後には壊れてしまうため、現在オリジナル装置の器具は残っていない。器具を交換しなければ分析装置を使うことができないのだが、ABC Analysis製品の国内サプライヤー(代理店)に交換部品の在庫はなく、他メーカーの代替品の使用も認可されていないので、未認可の部品を使えばABCの製品保証を無効にすることになってしまう。そこで、この問題についてABC本社にメールを送信したが返事がないため、再度コンタクトすることにした。

イメージ

力関係

戦略

壊れやすい部品の交換と聞けば、大したことはない単純な問題のようですが、カトウさんの依頼はまだ聞き入れられていません。このことについてすでに相手方に報告していますから、ここでは製品の問題点、顧客であるカトウさんへの丁寧さに欠ける対応、相手が動かないがために強いられているトラブル、そしてこの状況が改善されるべき切迫感などを、論理的かつ感情に訴える形で事実と共に伝えます。

表現の強さ

ポイント
  1. 顧客としてのステータスを相手に気づかせる
  2. これまで被ってきたダメージを言い表す
  3. タイムプレッシャーをかける

e-mail

強化メールの解説

1.あなたが誰であるかを相手に思い出させる

This is . . .
この表現で、以前にもやり取りを交わしていることを相手に気づかせる狙いがあります。もし、初めてのメールで自己紹介をしたい場合には、“My name is . . .” または“I am . . . ”を使ってください。

2.相手に共通の理解をもたせる

I emailed you last month about . . .
これまでのメールに対する返答が来ていません。顧客であるカトウさんを忘れてはならないはずですが、相手が忘れている可能性を提起し、モラル的に優位な立場を利用します。

3.相手の責任を気づかせる

we purchased from you . . .
相手は返事をしていないので、必要なことをさせるために、いろいろな感情表現によるアピールが有効です。ここでは、この問題に対する相手の個人的な責任感に訴えかけます。

4.書き手の謙虚さで読み手の罪悪感を喚起する

Forgive me for raising this problem again . . .
このとても配慮のある書き手の態度は、Smithさんがカトウさんにかけてきた迷惑について考えさせるはずです。あるいは、Smithさんの丁寧さに欠ける対応にふさわしい皮肉と解釈し、対応を改善させるかもしれません。

5.リマインダーに誠意を織り交ぜる

really need to ask you one more time
普通の状況だったら相手に強いることをためらうのだけれど、この状況がそれを許さないというニュアンスを伝えています。

6.専門的権威の声を使う

our Head of Laboratories
カトウさんの会社で高い評価を得ているオピニオンリーダーの判断にSmithさんが反論を唱えるのは、かなり難しいと感じるでしょう。すべての証拠がその判断の正確性を示していれば、なおさらです。

7.これまで被ってきたダメージを強調する

we have been deprived of
“deprived”という単語は、一方の有害な行為のせいで、もう一方が貴重なものを失ったということを示唆します。この表現で、カトウさんの顧客という立場に感情的な高まりを加えます。

8.失われた時間を強調する

for more than two weeks
この表現で、カトウさんが損失した時間の重要性と、このタイムロスが長すぎることを示します。
もし、「時間」のことを客観的な事実として話したいのであれば、代わりに“about two weeks”と書きます。

9.相手に行動を要求するため、自分のステータスを使う

please authorize
顧客は取引相手に合理的な行動を要求するステータスをもっています。これまでの丁寧な依頼では問題が解決していないので、カトウさんは要望を命令として表現することにエスカレートさせます。

10.締め切りを強化するために外部の権力を使う

the authorities will be inspecting our facilities
これまでの状況からすると、ABCに行動をとらせるには顧客としての力は十分ではないようです。そこでカトウさんは社外の権力、ここでは規制当局の力を使って圧力をかけます。

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