英文メール強化塾 相手を動かすライティング戦略

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Lesson 38

I know you mean well but data says you’re wrong.

目的

「現在の設計は適切」と相手に納得させること

状況

【善かれと思ってのことと分かっていますが、データによるとあなたが間違っています】

カトウさんは、自動車部品メーカーの安全管理者を務めており、新製品XY-123モデルの内装において、ヘッドレストを含むフロントシートの安全設計を担当している。米国子会社のエンジニアであるJohn Smithさんからメールが届き、彼は「ヘッドレストから運転手の頭部までの距離が遠すぎて安全ではない」と主張している。

カトウさんら本社の安全管理チームは、XY-123のフロントシート仕様について、多数の国内外の他社メーカーと比較を行っており、Johnさんが指摘する距離に関しても、標準的な安全基準の範囲に十分に収まっている。さらに設計担当のデザイナーは、基本的なミスを防ぐために安全に関するすべての法規定を含むチェックシートを利用している。


力関係

戦略

Johnさんは、つい最近、米国子会社で働き始めたばかりのようです。彼は力量を買われて採用されているので、カトウさんとしてはJohnさんの意見に敬意を示したく、また若い有能なエンジニアからの率直な意見は、新鮮な観点として無視すべきではないと考えています。
そこで、相手が懸念する事柄に注意深くかつ敬意をもって回答し、もし相手が望むなら今一度返信(意見)する機会を与えます。

表現の強さ

ポイント
  1. 相手の意見に敬意を示す
  2. 相手の懸念に対して謙虚に回答する
  3. 相手に返信の機会を与える

email

強化メールの解説

1.新人エンジニアの努力に対して前向きに感謝する

Thanks for your fine work
Johnさんにとって、最初の文での賛辞は、意見が受け入れられず落胆する気持ちを克服することに役立つはずです。

2.相手の懸念内容が真剣に吟味されたことを宣言する

I have looked into it very carefully
Johnさんは新人エンジニアとして、自分の報告内容が真剣に受け止められたかどうか敏感になっているかもしれません。この表現で、彼の報告が専門家によって精査されたことを素早く伝えています。

3.相手が前提とする事柄のひとつを支持する

safety is truly our most important job
たとえJohnさんの指摘事項が退けられたとしても、カトウさんが安全性を軽視していないことを理解してもらうことが大切です。

4.相手の懸念を謙虚に却下する

I believe that you can be assured
Johnさんの意見の有効性を考えると、カトウさんが心のなかで「ナンセンスだ」と思っている可能性もありますが、そのような印象を与えないよう注意しながら、謙虚な口調で前向きに返答しています。

5.データで圧倒する

government safety regulations and results from our crash tests
デザインが実際に確かな工学的根拠に基づいており、信用に足りることを相手に示します。

6.自信をもちつつ控えめに伝える

I believe we can trust them not to put the headrest in the wrong place
自動車の内装に含まれるすべてのデザインや確認事項を考えれば、基本的なミスが回避されることは明らかでしょうが、Johnさんのプライドを守るためにも、彼の意見を冷笑するようなことをしません。さらに、技術的判断を下すに当たり、Johnさんのことを含めた形で表現しています。“I believe we can trust them . . .”

7.代替データを控えめに紹介する

suggest that you compare it to drawings of other autos
カトウさんとしては、Johnさんが報告書を送る前にこのこと(他社メーカーの製図と比較すること)をすべきと感じているはずですが、若きエンジニアが技術案件をより深く理解するためにも、考え得る新しいアイディアとして示唆しています。

8.技術の世界に注目させる

they are working in the same regulatory environment
技術の世界における現場の状況、つまり、どのメーカーであっても技術設計においては、ほぼ同じ法規定に従う必要があることを新人エンジニアにやさしく教育します。

9.相手の仕事を褒め言葉で表現する

your vigilance
vigilanceという単語には、危険な状況を防ぐための注意深く念入りな検査という意味合いがあります。

10.相手に反論の機会を与える

feel free to let us know
カトウさんは、Johnさんには自分の仕事にイニシアティブをとり続けてもらいたいとの励ましの意味を込めて、返答する可能性を残しておきます。

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