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メールテンプレート

会議招集

社内で会議招集をする際、参加者に送るメールです。このメールでは会議の概要を簡単にメール本文にまとめていますが、アジェンダを作成して添付してもいいでしょう。
アジェンダの書き方についてはEnglish Upgrader+の文書テンプレートを参考にしてくださいね。

From
Keiko Hayashi
To
All marketing staff
Subject
June 20 quarterly meeting

Dear All,

This is to inform you that a quarterly marketing meeting has been scheduled for June 20, 1-3 p.m. in Conference Room B.

The main purpose of this meeting is to review our accomplishments for this quarter and set new targets for the next. The agenda for the meeting follows:

  • Presentation of reports
  • Discussions regarding this quarter's marketing campaigns
  • Goal setting for the next quarter
  • Strategy building for the Electronics Tradeshow

I request that each attending member prepare a marketing report for their account for this quarter, in addition to other relevant data, if any.

As attendance at the meeting is mandatory, please arrange your schedule in advance.

Best regards,

Keiko Hayashi
Marketing Manager
ABC Electronics, Inc.
20F ABC Building 1-1 Chiyoda Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678

解説

This is to inform you that a quarterly marketing meeting has been scheduled for June 20, 1-3 p.m. in Conference Room B.
このメールの最も重要な伝達事項である会議の日時と場所を最初に書きます。この例のようにメールの件名にも会議の日付と名称を書いておくとわかりやすいでしょう。定例会議など、以前から予定されている会議の場合は、This is to remind you that our weekly sales meeting will be held on June 20 from 10 a.m.(6月20日午前10時より毎週恒例の営業会議が行われることを念のためお知らせしておきます)などと言うこともできます。また、予定されていた会議が延期・中止された場合はThe marketing meeting scheduled for June 20 has been postponed/cancelled.(6月20日に予定されていたマーケティング会議は延期・中止されました)などと書けばOKです。ちなみに「電話会議」はconference callと言い、A conference call has been scheduled for 6 p.m. Japan time.(日本時間午後6時から電話会議を行います)のように言います。
The main purpose of this meeting is to review our accomplishments for this quarter and set new targets for the next. The agenda for the meeting follows:
会議を効率的に進めるためにも、内容の濃いものにするためにも、会議の目的やagenda(議題)を事前に共有しておくと効果的です。この例では議題を簡単に箇条書きにしていますが、より詳しい情報がある場合は、Please see the attached file for a more detailed agenda.(より詳細な議題に一覧については添付のファイルをご覧ください)などとしてメールに添付すると良いでしょう。
I request that each attending member prepare a marketing report for their account for this quarter, in addition to other relevant data, if any.
会議に持参すべきものや事前に準備すべき事柄があれば伝えておきます。if anyはその前に述べた事柄を受けて「(それが)もしあれば」と補足する表現なので、この例のin addition to other relevant data, if anyは「それに加えて、もしあればその他の関連データも(準備してくるように)」という意味になります。
As attendance at the meeting is mandatory, please arrange your schedule in advance.
mandatoryは「必須の」という意味なので、attendance at the meeting is mandatoryは「この会議には必ず出席してください」という意味になります。All members of the sales team are requested to attend.(営業チームは全員出席するように)などの形で表現することもできます。逆に会議への参加が必須でない場合は、Attendance is voluntary/optional.(出席は任意です)と言えばOKです。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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