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Business Trip Report

Date: May 29, 2012

To:George Williams
Chief of General Affairs

Name Takashi Suzuki Affiliated division Sales

The following report describes my activities during the business trip.

Destinations - The Bridal Expo in Hawaii, USA
- Hawaii Branch
Period May 24-26, 2012
Accommodations Waikiki Hotel
XXXX Marasada Avenue, Honolulu, Hawaii 96812
Purpose of trip - To find prospective agents at the exposition (the Bridal Expo).
- To clarify the causes of continuous complaints at the Hawaii Branch.
Matters to report

1) New agents
- Met with two companies, Happy Bridal (hereinafter HB) and Hawaii Wedding*.
- Both have strong expectations for our brand name and our ability to attract customers in the domestic market.
- HB will come to Japan next month for negotiations.
- Met with several more prospective agents.
2) Cause of complaints from customers
- Found out that new and part-time employees have been impolite to customers.
- Gave instructions to the branch manager to provide special training for them.
- Plan to dispatch training personnel from headquarters.

Note: Please refer to the attachment for the expense report.
*Attachment includes the company profiles of HB and Hawaii Wedding.

  Division manager Section chief
Authorized by


To: George Williams / Chief of General Affairs
出張報告書では、提出先の人名と役職名を左上に明記します。部署名にはGeneral Affairs「総務」のほかにTechnical / Engineering「技術」、Accounting「経理」、Public Relations「広報」、Product Development「商品企画」、Human Resources / Personnel「人事」、Sales Promotion「販売促進」などがあります。
Name / Affiliated division
宛先の次に報告者の氏名と所属部署がわかるようにします。affiliated divisionは「所属部署」という意味です。ここではdivisionが使われていますが、departmentやsectionもほぼ同じ意味を表します。job title「役職」やemployee ID「社員番号」を記入する場合もあります。
Matters to report
これは「報告事項」という意味です。報告事項が複数ある場合は、箇条書きにして具体的な内容を記載しましょう。「~をした、行った」と表す場合は動詞を過去形にします。Met with ~「~と会った」、Found out that ~「~ということが判明した」のほかに、Decided to ~「~することに決定した」、Discussed ~「~を協議した」、Verified that ~「~ということを確認した」などの表現がよく使われます。
Note: Please refer to the attachment for the expense report.
*Attachment includes the company profiles of HB and Hawaii Wedding.
それぞれ「注:経費精算書は添付をご参照ください」「*HBとHawaii Weddingの会社概要も添付いたします」という意味です。添付書類がある場合は、このように報告書の末尾にその旨を記載します。


英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。

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