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文書テンプレート

議事録

会議の議事録を作成する際に役立つテンプレートです。

Minutes of Planning Meeting

Planning Meeting

Dates June 7, 2012 Time 10:00 a.m.~11:30 a.m.
Location Meeting Room 2 Called by George Shiraishi
Type of meeting Special Note-taker Kana Matsushita
Attendees Jun Sakata, George Shiraishi, Melanie Stevenson,
Keigo Akashi, Mark Lee, Kana Matsushita
Meeting objective Decide the details of the client e-mail newsletter service

Topics
1. Setting target readers

Time 10 min
Discussion Decide to which age group most clients belong
Conclusions Women and men in their 20s to 40s

2. Choosing topics, content

Time 40 min
Discussion Decide 24 topics and news items to include in each issue
Conclusions In each issue, include exclusive interviews with various industry leaders
Action items Person responsible Deadline
Recruit interview candidates Melanie Stevenson 6-14-2012
Create a sample of e-mail newsletter Keigo Akashi 6-28-2012

3. Assigning work

Time 20 min
Conclusions Project leader: Melanie Stevenson    Content writer: Melanie Stevenson,Keigo Akashi,
Mark Lee,Kana Matsushita, Brian Morris    Proofreading: Keigo Akashi, George Shiraishi

4. Creating a schedule

Time 20 min
Discussion Create the schedule outline
Conclusions Create a sample by the next meeting (scheduled on 6-28-2012) and start the service from mid-July
Action items Person responsible Deadline
Send the schedule by mid-July Mark Lee 6-21-2012
  • Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.

解説

Planning Meeting / Called by / Type of meeting / Note-taker
それぞれ「企画会議」「招集者」「会議の種類」「書記」という意味です。議事録ではこのように、会議の概要を最初にまとめて記載します。表のタイトルとして、Planning Meetingのように会議のタイトルを書きます。Type of meetingの欄には、special「特別(会議)」なのかregular「定例(会議)」なのかを記載します。定例会議の場合は、monthly「月例(会議)」やweekly「週例(会議)」のように書くこともあります。
Attendees / Meeting objective
それぞれ「出席者」「会議の目的」という意味です。出席者はAdvertising Manager「宣伝部長」、Sales Representatives「営業部各位」、Customer Service Staff「カスタマーサービス部スタッフ」のように役職名や部署名を使って表記することもあります。欠席者も記載する場合は、Absentees「欠席者」という欄を作るとよいでしょう。次のように付け加えると、事前承認の有無も併記することができます。
Absentees (if approved in advance) Sachi Kuwata  (Y / N)

(Y=Yes、N=Noという意味で、事前承認がある場合はY、ない場合はNに〇をつけます。)

Topics / 1. Setting target readers / Time / Discussion / Conclusions
概要の次に、協議内容別に詳細を記載します。ふつう、最初に協議事項(Setting target readers「読者対象の特定」)を書き、話し合いにかかったtime「時間」、discussion「協議(内容)」、conclusions「(協議)結果」を入れます。なお、minはminute(s)の略で「~分」という意味です。
Action items / Person responsible / Deadline
協議事項によっては、時間や協議内容、結果のほかにaction items「要処置事項(やるべきこと)」、person responsible「(要処置事項の)担当者」、deadline〔due date〕「締切」などの項目を書く必要があります。これらは、次回会議のアジェンダ上で、action items from previous meeting「前回会議の要処置事項」として記載されます。
Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.
これは「この議事録に修正が必要な場合はKana Matsushitaまでご連絡ください」という意味です。署名(承認)された議事録は法的記録となり得るため、正確かつ明確な記述が求められます。特に、他社を含めた会議の議事録を作成する場合は、確認・修正が必要な場合もあるので、このような一文を入れておきましょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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