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文書テンプレート

送付状

送付物に同梱するレターのテンプレートです。

Hara Shoes Co., Ltd.
x-xx-x Meguro, Meguro-ku
Tokyo, Japan 153-xxxx
Phone: (81)3-xxxx-xxxx / Fax: (81)3-xxxx-xxxx
Email: info@haradashoes.co.xx

June 19, 2013

Mr. Miguel O'Brien
US Shoes Company

xxxx Gold Street
Chicago, IL 60602 USA

Dear Mr. O'Brien:

As you requested, we are enclosing our latest catalog and a sample of our new running shoes.To place an order, please contact our sales division by e-mail or phone. Orders can also be placed from our company website at www.harashoes.com.

Please feel free to contact us if you have any questions about our products or services.

It is an honor to be of service to you.

Sincerely,
Satoshi Imada
Satoshi Imada
Sales Division Manager
Hara Shoes Co., Ltd.

解説

Hara Shoes Co., Ltd. ... / Phone: (81)3-xxxx-xxxx / June 19, 2013
送付状など一般的なビジネスレターでは、一番上に自分の会社のレターヘッド(会社名、住所、連絡先の情報)を入れます。住所は(1)番地、(2)建物名・部屋の番号、(3)町名、(4)区市町村、(5)都道府県、(6)郵便番号、(7)国名の順に書きます(イギリス英語では建物名・部屋の番号→丁・番地の順)。電話番号は、先方のオフィスが海外にある場合は、まず日本の国番号81、続けて市外局番の最初の0をとって書くとわかりやすいでしょう。レターヘッドの下の右側に文書の作成日を記載します。日付はアメリカ英語では 月→日 →年、イギリス英語では 日→月 →年の順で表します。
Mr. Miguel O'Brien / US Shoes Company
次に、左側に寄せて、先方の担当者名、会社名と住所を記載します。先方の担当者名の前には、ふつうMr.やMs.を付けますが、性別がわからない場合はMiguel O'Brienのようにフルネームを書くか、フルネームの前にDearもしくはTo:をつけましょう。
なお、企業形態を示す表現はCo., Ltd.(=company limited)「株式会社」、Corp.(=corporation)「法人、有限会社」、Inc.「法人、株式会社(アメリカでよく使われる)」、Organization「機構、協会」などがあります。
Dear Mr. O'Brien:
本文を始める前に、Dear Mr. O'Brien「拝啓 オブライエン様」のように書きます。担当者の性別がわからない場合にはDear Miguel O'Brienと、Dearのあとにフルネームを続けます。親しい間柄ではDear MiguelのようにDearのあとにファーストネームのみを付けても構いません。ビジネス文書では、いずれの場合も<Dear+名前>のあとにコロン( : )を付けるのを忘れないようにしましょう。
As you requested, we are enclosing our latest catalog and a sample of our new running shoes.
同封したものを表す場合は、We are〔I am〕 enclosing ~のほか、We are〔I am〕 sending ~、Enclosed (herewith) is〔are〕 ~「(こちらに)~を同封いたします」などを使います。herewithは入れなくても構いません。相手からの依頼に応じて物を送る場合は、as you requested「ご依頼いただいた通り」を文の始めや終わりで使うほか、We are enclosing the information requested.「ご依頼の情報を同封します」やWe are enclosing the catalog you requested.「ご依頼いただいたカタログを同封します」のように表すこともできます。
Please feel free to contact us if you have any questions about our products or services. It is an honor to be of service to you.
「弊社商品やサービスについてお問い合わせがございましたら、お気軽にご連絡ください」「お役に立てれば幸いです」という意味で、レターを締めくくる表現としてよく使われます。questions about ~の代わりにinquiries on ~を使うとややフォーマルな表現になります。また、feel free toの代わりにdon't hesitate toを使ってもよいでしょう。be of service to you「御社の役に立つ」を使った2文目の代わりにWe look forward to working with you.「御社(貴殿)とお仕事ができるのを楽しみにしております」という表現を使うこともできます。
Sincerely,
これは「敬具」にあたる表現で、上のDearと対で使われます。Sincerelyのあとに手書きのサイン、自分の氏名、肩書、会社名を入れます。「敬具」にあたる表現は、丁寧度が高いものから順にVery truly yours、Respectfully yours、Sincerely yours、Sincerely、Yours truly。ややカジュアルなニュアンスのものはBest regards、Kind regards、Warmest regards。親しい間柄で使うものはAll the best、Many thanksなどがあります。
なお、謝罪文ではMany apologies「申し訳ありません」、お悔やみのレターではMy thoughts are with you「お気持ちをお察しいたします」、退職や転職の挨拶レターではTill our paths cross again「いつかどこかで再会するときまで」を使うこともあります。すべて最後にカンマ( , )を付けるのを忘れないようにしましょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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