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文書テンプレート

日報

日報を書面で提出する際のテンプレートです。

Daily Report

Date:
September 5
Employee:
Yoshie Saito
Division:
Human Resources

Morning

Time Activities:
9:30 Arrive at work
10:00-
10:30
Morning meeting /
Prepare for the staff
training seminar
10:30-
11:00
Take trainees to the
conference room
11:00-
12:00
Arrange interview
schedule
   
   

Afternoon

Time Activities
1:00-
1:30
Place an order for
supplies
1:30-
4:00
Create documents for
receiving and
terminating
employment
insurance for
employees
4:00-
5:00
Meeting w/ Ms. Morita
about next training
session
5:00-
5:30
Clean up the
conference room
5:30-
6:30
Plenary session
6:30-
7:00
Prepare for tomorrow's
interview
7:00 Leave work
   
Messages
  1. Friday is the application
    deadline for the training
    program for full-time staff.
    Confirmation e-mails must be
    sent to those who
    haven't responded.
  2. I'm going to headquarters
    tomorrow to submit
    insurance documents.
Counsel / Suggestions
  1. I think we need to have a group
    meeting once a week to
    exchange ideas about
    in-house training.

解説

Date / Employee / Division
日報には「作成日」「(社員)氏名」「(所属)部署」を明記します。上司からのsignature「サイン」をもらう欄が一番下にある場合もあります。
Activities / Arrive at work / Morning meeting
activitiesの欄には「業務内容」を簡潔に記載します。morning meeting「朝礼」などにはattend「参加する」という動詞をつけなくても構いません。sales activities in Ginza「銀座で営業活動」やproduct orders for 50 sets「商品50セット受注」のように、仕事をした地域や受注件数などを記載しましょう。
Messages
これは、業務について決定したことや報告すべきことを書く「連絡事項」の欄です。読み手にわかりやすいように文の形で表すとよいでしょう。業務内容に応じてThe cause of complaint #15836 turned out to be human error at the time of order receipt.「クレーム番号15836の原因は、受注時の人為的ミスと判明した」やThe new sales promotion campaign has started.「新しい販促キャンペーンが始まった」などと表します。
Counsel / Suggestions
これは「相談事項」「提案事項」という意味です。I think ~のほかに、It will be ~ if ...を使ってIt will be easier to share information if staff members of the Operations division join our sales meeting.「業務部の社員も営業会議に出席すれば、情報の共有が容易になると思う」、またI would like to suggest ~を使ってI would like to suggest creating posters for the new product for our clients.「クライアントのために新商品のポスターを作ることを提案したい」などと、積極的に意見を記入しましょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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