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文書テンプレート

夏期休業のお知らせ

夏季休業を取引先に事前に通知する際のテンプレートです。

Yanagi Glass Co., Ltd
x-x-x Yoyogi, Shibuya-ku
Tokyo, Japan 123-5500
Phone: (81)3-xxxx-xxxx / Fax: (81)3-xxxx-xxxx

August 1, 2013

Folks Motors
6 Dundas Street West #5266
Toronto, ON
M5G 1Z3, Canada

Dear Ms. Becker,

We would like to inform you that our office will be closed for a summer holiday from Tuesday the 13th of August to Thursday the 15th of August.

You will not be able to reach us during the holiday.
We will resume business as usual from Friday the 16th of August.

We are sorry for the inconvenience this may cause you. Thank you for your understanding and cooperation.

Sincerely,
Machiko Hattori
Machiko Hattori
Yanagi Glass Co., Ltd

解説

Dear Ms. Becker,
宛名はふつう、DearやToのあとに個人名をつけますが、夏季休業のお知らせなど、同じ内容の文書を一斉に送る場合は、宛名をDear Customers,またはTo Customers,とすることもあります。
We would like to inform you that
これは「...ということをお知らせいたします」という意味で、お知らせでよく使われる定型表現です。This is to inform you that ~、I am writing to inform you that ~も同じ意味を表します。また、喜ばしい内容の案内ではWe are pleased to inform you that ~、残念な内容の案内ではWe regret to inform you that ~の形がよく使われます。
our office will be closed for the summer holiday from Tuesday the 13th of August to Thursday the 15th of August.
休業期間は、will be closed「休業する」やfrom ~ to ...「(日時)~から...まで」などを使って表します。
You will not be able to reach us during the holiday.
「休暇中は連絡が取れなくなります」は<reach+人(+by phone)>「(電話で)~に連絡をとる」を使って表します。緊急連絡先がある場合は、If there is an urgent matter, please call 090-xxxx-xxxx.「緊急の用件が発生した場合には、090-xxxx-xxxxxにご連絡ください」と記載しましょう。If there is an urgent matterの代わりにIn case of urgent businessを使うこともできます。
We will resume business as usual from Friday the 16th of August.
これは「8月16日金曜日より、通常通りに業務を再開いたします」という意味です。「業務を再開する」はresume our business。店舗や美術館の場合は、resume businessの代わりにreopenを使うこともあります。
We are sorry for the inconvenience this may cause you.
Thank you for your understanding and cooperation.
We are sorry for the inconvenience.は「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」という意味の定型表現です。We are sorryをWe apologizeに変えると、よりフォーマルな言い方になります。I hope this won't cause any inconvenience on your side.「今回のことが御社にご迷惑をおかけしないとよいのですが」も同じ意味で使うことができます。Thank you for your understanding and cooperation.は「ご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします」という意味です。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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