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文書テンプレート

事務所移転の案内

事務所移転の案内のテンプレートです。

Future Consulting
1-2-56 Yoyogi, Shibuya-ku
Tokyo, Japan 123-5500
Phone: (81)3-xxxx-xxxx /
Fax: (81)3-xxxx-xxxx

September 27, 2013

Asia Department
UR Airlines
4333 James Boulevard
Fort Worth, TX
76539 USA

Dear Mr. Kane,

We would like to inform you that as of October 25, 2013, our office will move to the following location:

New address:
  Future Consulting
  12th floor Roppongi Complex
  8-7-6 Roppongi
  Minato-ku, Tokyo, Japan 107-6212
  Tel: (81)3-yyyy-yyyy
  Fax: (81)3-yyyy-yyyy
  E-mail address: unchanged

Any mail sent to our old address will be forwarded automatically to our new address until the end of the year. We would appreciate it if you could tell those concerned within your company about the address change. We are sorry for the inconvenience this may cause you, and your understanding and cooperation are appreciated.

Sincerely,
Takuya Suzuki
Takuya Suzuki
Future Consulting

解説

We would like to inform you that as of October 25, 2013, our office will move to the following location:
これは「当社は、2013年10月25日付けで下記の場所に移転することをお知らせいたします」という意味です。<as of+月+日にち(+西暦)>の形を使って移転する日付を明記しましょう。上の文のWe would like to inform youの代わりにThis is to inform youや、We are pleased to announce を使うこともあります。すでに移転したことを知らせる場合には、未来形(will move)を過去形(moved)に変えます。
E-mail address: unchanged
メールアドレスや電話番号に変更がない場合はunchangedを使って表します。新住所を記載したあとで、Please note that our telephone and fax numbers will remain unchanged.「当社の電話番号ならびにFAX番号は現在のままです」と入れてもよいでしょう。
Any mail sent to our old address will be forwarded automatically to our new address until the end of the year.
これは「旧住所に送られた郵便物は、本年末までは自動的に新住所に転送されます」という意味です。forwardには「前へ」という副詞の意味だけでなく、「~を転送する」という動詞の意味もあり、ビジネスシーンでよく使われるので覚えておきましょう。
We would appreciate it if you could tell those concerned within your company about the address change.
これは「御社内の関係者の方々にもこの移転についてお知らせいただければ幸いです」という意味です。those concernedは「関係者」を表します。ここでは<tell+人+about>の形が使われていますが、<advise+人+of>の形を使ってadvise those concerned within your company of this address changeと表したり、3.にあったforwardを使ってforward this information to those concerned within your companyと表したりすることができます。
We are sorry for the inconvenience this may cause you, and your understanding and cooperation are appreciated.
最後は「(住所変更について)お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご理解とご協力のほど、お願いいたします」という意味の文でレターを締めくくります。このあとに、We believe we can serve you better from this new office.「この新しいオフィスで、一層御社のお役に立てることと存じます」と添えてもいいでしょう。親しい間柄の担当者には、Please drop by our office if you happen to come this way.「近くへお越しの際は、ぜひ当社へお立ち寄りください」という文で締めくくることもあります。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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