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文書テンプレート

支払い督促状

支払いを督促する際のテンプレートです。

Seta Japan Utensils
x-x-x Yoyogi, Shibuya-ku
Tokyo, Japan 123-5500
Phone: (81)3-xxxx-xxxx / Fax: (81)3-xxxx-xxxx

November 4, 2013

Genova Restaurant
374 Montgomery Street
Syracuse, NY
13202 USA

To: Mr. Alfred Segat

According to our records, we have not yet received payment for the invoice detailed below.

Invoice Number: 529612
Amount Due: $3,414.66

The above invoice is 31 days past due. We have not been advised of any reason why payment is outstanding. If payment is being withheld for some reason, please contact our accounting department at (81)3-xxx-yyyy. Otherwise, please make your payment promptly. Also, we hereby inform you that a 5% late payment fee will be added to the amount due if the payment is not received by November 15.

If you have already made your payment, please disregard this notice.
Thank you for giving this matter your urgent attention.

Sincerely,
Daisuke Kadoi
Daisuke Kadoi
Seta Japan Utensils

解説

According to our records,
未払い金など、相手に何かを督促する文書では、According to our records,「弊社の記録によると、」やOur records indicate that ~「弊社の記録は~ということを示しています」といった表現で文書を始めます。ほかに、「~ということをお知らせします」という意味のThis is to remind you that ~やより丁寧なMay we remind you that ~といったフレーズで文書を始めることもよくあります。
we have not yet received payment for the invoice detailed below.
これは「詳細を下記に記した請求書の支払いをまだ受け取っておりません」という意味です。you have not paidのようにyouを主語にするとやや攻撃的なニュアンスになるので、we have not received paymentやthe invoice is past due「請求書が支払い期限を過ぎている」、the invoice still has not been paid「請求書の支払いが行われていない」といった表現を使いましょう。
please make your payment promptly.
督促状では、「ただちに」という意味のpromptly、immediately、as soon as possibleといった表現を使います。上の文のほか、Please be sure that your payment is delivered as soon as possible.「できるだけ早くお支払いください」や、We request that you settle your account immediately.「直ちに決済していただくよう願います」などもよく使われます。より丁寧なニュアンスにしたいときには、We would appreciate if you cleared your account within the next few days.「数日のうちに決済していただければ幸いです」とします。
we hereby inform you that a 5% late payment fee will be added to the amount due if the payment is not received by November 15.
これは支払い延滞金が発生することを通知する文で、「もし11月15日までに支払われなければ、5%の支払い延滞金が総額に追加されることをここにお知らせいたします」という意味です。we hereby inform you thatの代わりにThere will be a 5% late payment fee which will be added …と表すこともできます。相手にプレッシャーをかけたい場合は、or else we will be forced to take legal actions「さもなければ法的措置を取ることとなります」のような表現を続けるとよいでしょう。
If you have already made your payment, please disregard this notice.
「すでに支払い済みの場合は、この通知は無視してください」という定型表現で、督促状の最後に入れます。If you have already made your paymentは、受動態を使ってIf the payment has already been madeと言い換えることもできます。また、支払いではなく商品の発送を督促する場合にはIf our order has been already shippedなどとします。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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