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文書テンプレート

採用通知

内定を通知する際のテンプレートです。

Abbie Software
x-x-x Yoyogi, Shibuya-ku
Tokyo, Japan 123-5500
Phone: (81)3-xxxx-xxxx / Fax: (81)3-xxxx-xxxx

February 14, 2014

Patricia Winston
305 Komaba Residence
5-1-2 Komaba, Meguro-ku
Tokyo 153-0041

To: Patricia Winston

We are pleased to offer you the position of market analyst. We trust that your knowledge and experience will be great assets to us.

We understand that you may have been offered a position at another software company that you had an interview with before your most recent interview with us. You may be faced with a difficult decision, but we hope you choose to come and work for us.

Should you accept our offer, please sign and date the three enclosed documents. Kindly mail all the documents back to us in the enclosed return envelope to arrive here by Friday, February 28. On your start date, you will be attending an orientation for new hires starting from 9:00 a.m. In case you decide to decline our offer, please contact me by phone as soon as possible.

You may contact Human Resources if you have any questions or concerns. We at Abbie Software sincerely hope that you accept this job offer and look forward to welcoming you aboard.

Sincerely,
Naoto Takahashi
Naoto Takahashi
Human Resources
Enclosures: 3

解説

We are pleased to offer you the position of market analyst.
内定を通知するときは、We are pleased to offer you the position of ~「~として貴殿の採用が決定いたしましたので、ご連絡申し上げます」を使い、~の部分に採用するポジションの名前を入れます。ほかにWe take pleasure in writing to offer you ~、We take pleasure in offering you ~という形もよく使われます。
We trust that your knowledge and experience will be great assets to us.
採用を通知したあとは、会社側の期待を伝える1文を続けましょう。この文は「貴殿の知識と経験は当社にとって素晴らしい戦力となると信じております」という意味です。We are delighted to welcome aboard a person of your caliber who will contribute ~「~に貢献してくれる貴殿のような能力のある方をお迎えできて大変喜んでおります」という文もよく使われます。
We understand that you may have been offered a position at another software company You may be faced with a difficult decision, but we hope you choose to come and work for us.
応募者が別の会社にも応募していることがわかっている場合は「別の会社から内定を受けているかもしれないが、ぜひ当社に来てほしい」という趣旨の文を入れましょう。<may have been+過去分詞>は「(すでに)~しているかもしれない」という意味を表します。
Should you accept our offer, please sign and date the three enclosed documents.
In case you decide to decline our offer, please contact me by phone as soon as possible.
応募者が内定を受諾または拒否する場合にとるべき行動を指示します。「内定を受ける/辞退する」はaccept / decline an offer。Should you ~はIf you should ~「あなたがもし万一~したら」の倒置形で、ビジネスシーンでよく使われます。受諾後のオリエンテーションや勤務条件について伝えておくべきことがあれば、テンプレートにあるように、Should you ~の文のあとにOn your start date「貴殿の勤務開始日には」や、On acceptance of this offer「この内定を受けていただくにあたり」といったフレーズを使って記載しましょう。In case ~は「~の場合は」という意味で「~」の部分に<主語+動詞...>または<of+名詞...>を続けます。
We at Abbie Software sincerely hope that you accept this job offer and look forward to welcoming you aboard.
最後に、いい返事がもらえるように期待している、という趣旨の文を入れます。この文は「私たちAbbieソフトウェアは、貴殿が内定を受諾してくださることを心より願い、また、貴殿を迎え入れることを楽しみにしております」という意味です。welcome aboardは「新入社員を迎える」という意味で、採用通知でよく使われる表現です。ほかにもWe await a favorable reply from you.「貴殿からのよい返事をお待ちしております」、We truly hope you will be joining us.「貴殿が当社に入社されることを心より望んでおります」といった表現がよく使われます。awaitはwait forよりもフォーマルな表現で、<await+目的語>の形になります。
Enclosures: 3
添付書類がある場合は、署名のあとにその旨を記載します。Enclosure: employment agreement, confidentiality agreement「添付書類:雇用契約書、秘密保持契約」のように具体的に列挙してもいいでしょう。なお、「秘密保持契約」はnon-disclosure agreementおよびproprietary information agreementと表す場合もあります。また、EnclosureはEnc.と省略表記されることがありますが、添付書類が複数ある場合はEncs.となります。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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