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メールテンプレート

イベントへの招待

自社で開催するイベントなどにクライアントを招待するときのメールです。

From
Yuri Kobayashi
To
Dave Dole
Subject
May 15 Eternity launch party/RSVP

Dear Mr. Dole,

It is with great pleasure and pride that we announce the launch of our new clothing line "Eternity."

Please accept this invitation to the official launch party, scheduled to be held May 15 from 6-9 p.m. at the ballroom of the Grand Hotel. There will be a fashion show featuring the Eternity collection, followed by a launch ceremony hosted by our CEO Kayo Oki and a buffet dinner.

This party will be an excellent opportunity for our business partners and special clients to meet. Your presence would be highly appreciated.

As this event is invitation-only, please confirm your attendance by April 20.

We look forward to seeing you.

Kind regards,

Yuri Kobayashi
ABC Fashion, Inc.
11F ABC Building 1-1 Chiyoda Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678

解説

Please accept this invitation to the official launch party, scheduled to be held May 15 from 6-9 p.m. at the ballroom of the Grand Hotel.
イベントの通知をする場合は、日時と場所を明記するのが原則です。このメールに対する返事の例としては、まずCongratulations on the launch of Eternity and thank you for inviting me to the party.(Eternityの立ち上げおめでとうございます。また、パーティーにお招きくださり、ありがとうございます)と祝福とお礼を述べ、出席する場合はI am happy to accept the invitation.(喜んで出席させていただきます)、欠席する場合はUnfortunately, I will not be able to attend the party.(残念ながらパーティーには出席できません)などと返しましょう。
There will be a fashion show featuring the Eternity collection, followed by a launch ceremony hosted by our CEO Kayo Oki and a buffet dinner.
イベントの概要を伝える一文です。より詳細な進行予定がわかっている場合は、式次第をメールの文面に含めたり添付したりしても良いでしょう。この例ではbuffet dinner(ビュッフェ形式のディナー)が出るとありますが、会場で出す食べ物が食事というほどではない場合は、Refreshments will be served.(軽食をご用意いたします)などの表現もよく使われます。また、無料であることをはっきりさせる場合はfreeよりcomplimentaryという表現を使うと丁寧な印象になります。
As this event is invitation-only, please confirm your attendance by April 20.
返事が必要な場合は、期限も含めてその旨を明記します。この例のように、メールの件名にもRSVPと書いておくとわかりやすいでしょう。RSVPはフランス語で「お返事ください」を意味するRépondez s’il vous plaîtの略で、メールに限らず出欠の返事が求められる招待状の最後に添えられる言葉です。返信がほしいメール全般について使われる表現ではなく、あくまでも出欠の確認を求める場合に使うものなので注意しましょう。出欠の返事が特に必要ない場合はPlease print out this invitation and present it at the reception.(この招待状を印刷の上、受付でご提示ください)などとしても良いでしょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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