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メールテンプレート

不在時の自動返信メール

出張や休暇などで不在を知らせる自動返信メールを設定する際のテンプレートです。

From
Rika Ito
To
sender
Subject
Auto-reply: out of office

Thank you for your email.

I am traveling overseas on business from June 5 to June 18. As I will have limited access to my email during this period, my response may be delayed.

For urgent matters in my absence, please contact the following members of our team:

  • Yoshio Takahashi at takahashi@*****.co.jp for matters concerning recruitment
  • Miki Okano at okano@*****.co.jp for other administrative issues

I apologize for any inconvenience this may cause. Thank you for your understanding.

Rika Ito
Human Resources
ABC Trading Company, Inc.
22F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: +81-3-1234-5678

解説

I am traveling overseas on business from June 5 to June 18.
この例ではtraveling overseas on business(海外出張)と理由を書いていますが、I will be out of the office from A to B.(AからBまで不在になります)など、理由を書かなくてもOKです。いずれにせよ、不在期間を明記することが大切です。
As I will have limited access to my email during this period, my response may be delayed.
このlimitedは「限られた」という意味で、I have limited access to my emailは「メールはあまりチェックできない」というニュアンスになります。休暇などで不在期間中は一切メール対応をしない場合はI will not be able to respond during this period(この期間中、メールへの返信はできません)、Your email will not be forwarded.(いただいたメールは転送されません)などと言ってもOKです。
For urgent matters in my absence, please contact the following members of our team:
長期間にわたり不在にする場合は、このように同じ部署のスタッフの連絡先を示しておくと親切です。また、If you need immediate assistance, please call me on my cell phone at 090-1234-5678.(お急ぎの場合は携帯電話090-1234-5678までお電話ください)など、メールに代わる連絡手段を書いておくのも一案です。
I apologize for any inconvenience this may cause.
この一文は「ご不便をおかけして申し訳ございません」という意味の丁寧な言い回しです。inconvenienceは「不便」「不都合」という意味で、このメールを書いている時点では実際に誰かに迷惑を掛けることになるかどうかわからないので、mayという単語を入れて「掛けることになるかもしれない迷惑」について詫びています。
Thank you for your understanding.
日本語では「どうぞよろしくお願いいたします」で締めくくられることが多いビジネスメールですが、英語でよく使われるのはThank youというお礼の言葉です。このような事務的な通知の場合も、あらかじめ感謝の言葉を述べます。Thank you in advance (for …).([~していただくことについて]前もって御礼申し上げます)という表現もポピュラーですが、無理のある要求について使うと押し付けがましいニュアンスになってしまうので注意しましょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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