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メールテンプレート

注文内容の確認

注文内容の確認をする際のメールテンプレートです。口頭で注文を受けたときに、エビデンスとして残すといいでしょう。 文書を送付したい場合は文書テンプレート「注文確認書」を参考にしてください。

From
Yoji Ishii
To
Rob Jackson
Subject
Order confirmation

Dear Rob,

Thank you for placing an order with ABC Confectionary. This email is to confirm the details of your order as you described over the phone this morning:

Order date: November 8

Product details:
50 x Assorted Chocolates (12 pieces)
30 x Cookie Gift Box (12 cookies)
30 x Candy Gift Basket

Shipping method: EMS
Subtotal: 240,000 yen
Shipping fee: 25,000 yen
Total: 265,000 yen

Shipping Address:
XYZ Consulting
1 XYZ Road Central
Hong Kong

Upon receiving your confirmation email, we will ship the products within two business days.

If you notice any errors in the above order or would like to make any changes, please inform me at your earliest convenience. Please note: once your order has been confirmed, no changes or cancelations are accepted without additional fees.

I look forward to hearing from you and hope you will be satisfied with the quality of our products.

Sincerely,

Yoji Ishii
Sales Assistant
ABC Confectionary, Inc.
7F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: +81-3-1234-5678

解説

Thank you for placing an order with ABC Confectionary.
place an order with...は「~に発注する」という意味の表現です。orderを動詞として使い、Thank you for ordering from...(~にてご注文いただき、ありがとうございます)などと言うこともできます。return a product(返品する)、guarantee(保証)、refund(払い戻し)などの表現もあわせて覚えておくと便利です。
This email is to confirm the details of your order as you described over the phone this morning:
confirmは「確認する」「裏付ける」という意味で、ここでは口頭で受けた注文の内容を改めて書面で確認するためのメールであることを伝えています。ほかにも、I'd like to confirm the receipt of my application.(お申し込みを確かに受領したことをお知らせいたします)のように使うことができます。
Upon receiving your confirmation email, we will ship the products within two business days.
このメールに対する返事としては、この内容で正しければPlease process my order accordingly.(その通りに注文を処理してください)、変更・キャンセルする場合はI'd like to change/cancel my order.(注文を変更・キャンセルしたいのですが)などと言えばOKです。business daysは「営業日」を指します。
Please note: once your order has been confirmed, no changes or cancelations are accepted without additional fees.
冒頭のPlease note:はPlease note that...やPlease be noted that...(~ということにご注意ください)と言うこともできますが、短く区切り、具体的な内容を「:」の後に書くことで、より目を引く形になっています。cautionやnoticeも「注意」という意味ですが、前者はけがなどの危険に対する注意、後者は「通知」というニュアンスで、不特定多数の人に呼びかける場合に使われる言葉なので、このような状況には適しません。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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