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メールテンプレート

上司にトラブルを報告する

トラブルを報告する際に必要な、状況説明・対処法の提案・指示を仰ぐ・問題の核心などを網羅したテンプレートです。

From
Yasushi Yoshida
To
Ben Douglas
Subject
Order delay

Dear Ben,

Regarding the ongoing construction of XYZ Central Building, I was told this morning that there was a fire at EFG Material's factory in China and their production lines have been heavily damaged. Apparently, they won't be able to supply our order for at least another month.

I've been contacting some other suppliers to see if they can supply us with the needed materials in time , but it is unlikely that we can get the same deal as EFG Material, given the short delivery time.

Please let me know how you'd like me to handle this situation.

Thank you.

Yasushi Yoshida
Project Manager
ABC Constructions, Inc.
5F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678

解説

Regarding the ongoing construction of XYZ Central Building, I was told this morning that there was a fire at EFG Material's factory in China and their production lines have been heavily damaged. Apparently, they won't be able to supply our order for at least another month.
まずは現在の状況の説明から入ります。「who(誰が)what(何を)when(いつ)where(どこで) why(なぜ)した」という、いわゆる5W1Hを、なるべく簡潔にまとめて迅速に報告するのがポイントです。この例では、ongoing construction(現在進行中の建設)がテーマとなっていますが、upcoming(近々行われる)、planned(予定されている)、pending(保留になっている)、stalled(行き詰まっている)といった表現もあわせて覚えておくと良いでしょう。
I've been contacting some other suppliers to see if they can supply us with the needed materials in time
問題を報告する際は単に指示を仰ぐだけではなく、それに関して自分が取った対策や最善と思われる対処法を報告・提案するのも大切なことです。どうにもできない状況の場合は、正直にI'm afraid there’s nothing I can do under the circumstance.(残念ながらこの状況で私にできることは何もないように思います)、I've tried everything I can think of, but I'm out of options.(考え得ることはすべてしてみましたが、これ以上打つ手がありません)などと伝えても良いでしょう。
it is unlikely that we can get the same deal as EFG Material, given the short delivery time
発生した問題の核心部分を説明しています。unlikelyは「ありそうにない」「見込みが薄い」という意味で、似たような表現にThere's a slim chance that...(~というのは望み薄です)などがあります。また「こうなってほしい」という希望を表す際にはhopefully(願わくは)を使って、Hopefully, we can get a good deal.(良い価格で取引できればと思っています)のように言うこともできます。given...は「~を考えると」という意味で、consideringと言い換えることもできます。
Please let me know how you'd like me to handle this situation.
トラブルを報告した上で、具体的に上司に何をしてほしいのかを書いています。状況によっては、I need your advice.(アドバイスをください)やI'd like to discuss this with you in person.(直接ご相談できればと思います)などと言うこともできます。この例にあるhandleは「取り扱う」「処理する」という意味でmanageや、より口語的な表現ではdeal withと言い換えることもできます。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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