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納品遅延のお詫び

納品遅延でお詫びをする際に使える表現です。人づてに遅延を知った場合や直接クレームを受けた場合などシチュエーションによって使い分けが必要です。

From
Emi Sakai
To
Jen Roberts
Subject
Apology for late delivery

Dear Jen,

It has come to my attention that your order for laser printers was delivered four days later than promised. We sincerely apologize for not being able to deliver the items on schedule.

The delay was caused by an unexpected shipment delay from our assembly plant, which was affected by the recent typhoon. While we are doing everything possible to ensure this doesn't happen again, your understanding of our situation would be greatly appreciated.

Again, please accept our apologies for any inconvenience this may have caused you. Please let me know if you have any concerns you wish me to address. We look forward to serving you again.

Sincerely,

Emi Sakai
Sales Manager
ABC Electronics, Inc.
17F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: +81-3-1234-5678

解説

It has come to my attention that your order for laser printers was delivered four days later than promised.
come to A's attentionは「Aの知るところとなる」という意味で、It has come to my attention that...(~ということを知りました)は人づてに聞いたというニュアンスになります。I have been informed/told that...(~という知らせを受けました)と言うこともできますが、直接受けたクレームに返信する場合はこのような前置きは不要なので、すぐにお詫びに入りましょう。
We sincerely apologize for not being able to deliver the items on schedule.
英語のコミュニケーションでは、一般的に日本語と比べると些細なことでは謝らないといえますが、明らかにこちらに落ち度がある場合は責任を持って謝りましょう。ここではsincerely apologize(心から謝罪する)という表現を使うことにより、その姿勢を表し、メールの最後にもplease accept our apologies(申し訳ございませんでした)とくり返すことで、さらに強調しています。ちなみに、謝るときの言葉というとsorryを思い浮かべるかもしれませんが、sorryは口語的な表現なので、ビジネスのメールで使われることはまずありません。また、sorryには「残念に思う」という意味もあるので、明確に謝罪の意思を伝えるには不適切でもあります。
The delay was caused by an unexpected shipment delay from our assembly plant, which was affected by the recent typhoon.
納品が遅れてしまった理由を説明しています。この部分をお詫びの言葉の前に延々とつづってしまうと言い訳がましい印象を与えてしまうので、お詫びの後に簡潔に述べるのが良いでしょう。
While we are doing everything possible to ensure this doesn't happen again, your understanding of our situation would be greatly appreciated.
この例では天候が原因なので、誠意を持って謝罪するだけでなく、相手にも一定の理解を求めています。また、商品の破損などについてはWe will send replacements ASAP.(至急、代替品をお送りいたします)、We will deduct any repair cost from the original purchase price.(修理にかかった費用はすべて元のご購入価格から差し引かせていただきます)など、対応策を提示することも大切です。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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