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日報を書く

メールでその日の業務報告をする際の書き方です。

From
Masaru Nakamura
To
Ray Simpson
Subject
Daily report, Jan. 21

Dear Ray,

Kindly review my daily report for Jan. 21.

Work completed

  • Visited XYZ Printing Company; met with procurement manager and demonstrated product A
  • Meeting with EFG Event Services; discussed designs and concepts of our exhibition booth at the upcoming Technology Expo
  • Prepared presentation materials for Friday's meeting

Work scheduled

  • Visit JKL Automobile for a follow-up meeting
  • Attend launch ceremony of PQR Technologies' new line of home appliances
  • Revise presentation materials

Issues and comments

  • XYZ Printing was interested in product A, but their budget was quite limited. I will return with suggestions for product B.
  • Preparation for the Technology Expo is off to a good start , but it will be a challenge to have an impressionable booth and keep the costs down at the same time. We will need to focus on creating a cost-effective booth.

Please let me know if you have any questions or feedback.

Best regards,

Masaru Nakamura
Sales Representative
ABC Industries, Inc.
15F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678

解説

Kindly review my daily report for Jan. 21.
日報は会社や業務ごとに決まったフォーマットがある場合も多いので、その場合はフォーマットに記入してファイルを添付するなどして、Please find attached my daily report for Jan. 21.(添付の1月21日の日報をご覧ください)と書けば良いでしょう。
Work completed
項目も基本的には指定に則って立てることになりますが、この例ではwork completed(作業内容)、work scheduled(作業予定)、issues and comments(問題点やコメント)の3つの項目について、それぞれ箇条書きで報告しています。
Visited XYZ Printing Company; met with procurement manager and demonstrated product A
箇条書きで行動内容を書く際のスタイルとしては、通常、主語(I)を省き、冠詞も明らかなものについてはなるべく省略して短くまとめるのが特徴です。時制は通常の文と同じように、終わった作業については過去形、今後予定している作業については現在(命令)形で書きます。
Preparation for the Technology Expo is off to a good start
off to a good startは「出だしは好調で」「幸先の良いスタートを切って」という意味です。似た表現にget a head startがありますが、こちらはライバルや周囲と比べて「有利なスタートを切る」という意味になります。
it will be a challenge to have an impressionable booth and keep the costs down at the same time. We will need to focus on creating a cost-effective booth.
目標達成の障害になりそうな事柄や問題点について述べる際もdifficult(難しい)やimpossible(不可能な)、problem(問題)などのネガティブな言葉はできるだけ避け、「課題」「(取り組みがいのある)挑戦」といった意味を持つchallengeなどの表現を使うと、前向きな姿勢を表すことができます。さらに、問題については自分なりの対策や考え得る対処法を添えるようにしましょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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