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メールテンプレート

返事の催促

メールで返事の催促をする際に使える表現です。

From
Eri Kimura
To
Mike Fox
Subject
Website design proposal

Dear Mike,

I hope all is well.

I'd just like to confirm that you received the proposal I sent last Wednesday. We need to start work on your website to meet the launch date , so I'd appreciate your feedback on the proposal at your earliest convenience.

If you haven't received the proposal, let me know and I will resend it immediately.

Thank you.

Eri Kimura
Sales Manager
ABC Web Design, Inc.
2F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678
Cell phone: 080-1234-5678

解説

I'd just like to confirm that you received the proposal I sent last Wednesday.
confirmは「確認する」という意味ですが、I'd just like to confirm…とjustを入れることで「ちょっと確認させていただきたいだけなのですが」というニュアンスになり、押し付けがましくなく様子を伺うといった印象になります。より強いトーンで催促する場合は、The product was supposed to have been delivered last week, but we still haven't received it.(先週届くはずだったあの商品が、まだ届いていません)などとダイレクトに書くと意図が明確に伝わるでしょう。
We need to start work on your website to meet the launch date
相手に事情を説明すると同時にプレッシャーをかけるひとことです。強く催促する場合は、If we don't receive it by tomorrow, we'll have to cancel the order.(明日までに届かなければ注文をキャンセルせざるを得ません)など、具体的な措置を伝えるのも効果的です。
I'd appreciate your feedback on the proposal at your earliest convenience.
at your earliest convenienceは「ご都合がつき次第」「なるべく早く」という意味の丁寧な言い回しで、文面ではよく使われる表現ですが、口語ではないので、会話ではsoonやas soon as possibleなどを使います。大至急、返事が必要な場合は、Please respond ASAP.(至急お返事ください)などと言うこともできますが、これはかなり直接的な表現なので、目上の相手や顧客に対しては使わないようにしましょう。
If you haven't received the proposal, let me know and I will resend it immediately.
メールの返事を催促する場合、そもそも自分のメールがきちんと届いているか定かではないことも多いので、最後にこのような一文を付け足しておくと角が立ちません。支払いの催促などの際も、行き違いの可能性を考慮してPlease ignore this email if you have already made the payment.(もし既にお支払いいただいているようでしたら、このメールは無視してください)などと添えると良いでしょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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