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メールテンプレート

部下に作業の指示をする

メールで部下に作業の指示をする際に使える表現です。

From
Kaori Yamaguchi
To
Pat Willis
Subject
XYZ price raise

Pat,

I just received news that XYZ Enterprises is raising prices next month. I need you to get in touch with their sales rep ASAP and find out what they plan to charge for each of the products they supply us. Be sure to get back to me with the results.

As for the rough draft for the proposal you gave me yesterday, I found it well-researched and informative. Please proceed with it and submit the final draft by Friday.

I'll be in and out of meetings all day today, but you can call me on my cell if you need any help with the XYZ deal.

Thanks.

Kaori Yamaguchi
Supplies Manager
ABC Retail Inc.
18F ABC Building 1-1 Chiyoda
Chiyoda-ku Tokyo
Phone: 03-1234-5678

解説

I need you to get in touch with their sales rep ASAP and find out what they plan to charge for each of the products they supply us.
呼び掛けのPat,や最後のThanks.という言葉遣いからもわかるように、部下へのメールは顧客や取引先へのメールに比べるとカジュアルなトーンになります。作業の指示を出す場合は、さらに直接的で明確な表現も心がけましょう。I need you to...は「~してください」という頼み事をするときによく使われる言い回しですが、「指示」という雰囲気になるので、目上の相手に対して使うのはNGです。ASAPはas soon as possibleの略で「なるべく早く」という意味ですが、実際には「大至急」というニュアンスになります。
Be sure to get back to me with the results.
Be sure to...は「必ず~するように」という意味で、Make sure you...やDon't forget to...(~するのを忘れないように)と言うこともできます。Let me know the results.(結果を知らせてください)やPlease keep me updated on the progress.(進行状況を随時知らせてください)といった表現ともあわせて覚えておくと良いでしょう。また、get back to...は「~に折り返し連絡する」という意味で、日常でもビジネスでもよく使われる言い回しです。この例の場合は「必ずその結果を私に報告するように」という意味になりますが、I'm in the middle of something. Can I get back to you in 10 minutes?(ちょっと今手が離せないから10分後にまた声かけてもいい?)のように使うこともできます。
Please proceed with it and submit the final draft by Friday.
proceed with...は「~を進める」という意味で、go ahead with...と言うこともできます。また、この例では「提案書の作成をこの調子で進めるように」という指示を出していますが、このように「ゴーサインを出す」ことをgive the green lightまたは動詞でgreen-lightと言い、She gave his proposal a green light.、あるいはShe green-lighted his proposal.のように言い表します。
I'll be in and out of meetings all day today, but you can call me on my cell if you need any help with the XYZ deal.
in and out of...は「~に出たり入ったりして」という意味で、in and out of meetings all dayは、終日いろいろな会議が続いているという状況を指しています。in and out of the officeはオフィスに出たり入ったりしていてあまり自分の席にいないという意味になります。また、cellはcell phone(携帯電話)の略で、北米では一般的な言葉ですが、イギリスやオーストラリアではmobile phoneやその略のmobileと言うのが一般的です。部下の仕事ぶりが良かったときは、最後にKeep up the good work!(この調子で頑張ってね!)など励ましの言葉を添えるのも良いでしょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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