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メールテンプレート

会社移転のお知らせ

顧客や取引先に一斉送信する場合のテンプレートです。

From
Ichiro Kato
To
All
Subject
Company relocation

Dear All,

We are pleased to announce the relocation of our office, effective July 1, 2012. Our new address, telephone and fax numbers follow:

5F Aoyama Business Building
1-30-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062
Phone: +81-3-1234-5678
Fax: +81-3-9876-5432

Please update your records and direct all future correspondence to the address above.

Our new location is only a five-minute walk from the subway station and adjacent to our parent company ABC, Inc. You are welcome to take a tour of our new premises from July 1 onwards.

I look forward to continuing to work with you.

Sincerely,

Ichiro Kato
Chief Designer
ABC Designs, Inc.

解説

Dear All,
このようなメールは顧客や取引先全員に送るのが自然な内容なので、書き出しはDear All,(皆様)で始めています。多数の顧客に宛てて送る場合は、Dear Valued Clients,など、valued(貴重な)という言葉を添えることもあります。
We are pleased to announce the relocation of our office, effective July 1, 2012.
会社の移転通知は事務的な内容ですが、We are pleased to...(~できることをうれしく思います)という表現を使うことによってポジティブな印象になっています。It is with great pleasure that...と言ってもOKですが、英語のメールではこのようにどんな場合もなるべく前向きなニュアンスを出すことを意識すると良いでしょう。また、このeffectiveは「(変更や法律が)実施される」という意味で、後ろに日付を入れると「○月○日付けで」「○月○日をもって」という意味になります。effective immediately「即時発効」「すぐに実施される」という表現もあわせて覚えておきましょう。
Please update your records and direct all future correspondence to the address above.
日本語では、このような些細なお願い事をする場合でも「お手数おかけしますが」などの一言を添えることが多いですが、英語ではそのような言葉を付け足す必要はありません。むしろ卑屈な印象を与えてしまうので、こういった内容の場合はへりくだったり謝ったりしないほうが得策です。本当に手間がかかることを頼む場合は、Sorry to trouble you, but...「ご迷惑おかけしますが、~」などと言いましょう。
Our new location is only a five-minute walk from the subway station and adjacent to our parent company ABC, Inc.
新しい住所と連絡先を通知するだけでも十分ですが、新しいオフィスの場所や移転による相手にとってのメリットがイメージできるような一文を添えると親切です。Please see the attached map for directions to our new office.(新オフィスへの道順については添付の地図をご覧ください)などと地図を添付しても良いでしょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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