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メールテンプレート

在庫の確認

購入したい商品の在庫があるか、メーカーに問い合わせる際のテンプレートです。 在庫確認の問い合わせを受け、品切れ・代替え案を提示する際のメールテンプレート「品切れのお詫び」も参考にしてくださいね。

From
Kazumi Shimoda
To
Bill Danes
Subject
PMC-12345BC Availability

Dear Mr. Danes,

I am pleased to tell you that we are very satisfied with the performance of the PMC-12345BC machines we purchased from you last month.

In fact, we are considering placing an additional order. Could you please advise if you have 30 of them in stock and whether they can be shipped by June 15?

I look forward to hearing from you at your earliest convenience.

Thank you.

Kazumi Shimoda
Network Manager
ABC Industries

解説

I am pleased to tell you that we are very satisfied with the performance of the PMC-12345BC machines we purchased from you last month.
喜ばしいことを伝える場合は、この例のようにI am pleased to tell you that...(~をお知らせできることをうれしく思います)という表現で始めると、良い知らせであることが相手にもいち早く伝わります。似た表現には、ほかにもI am happy to let you know that...、It is my pleasure to announce that...などがあるので、覚えておきましょう。逆に悪い知らせをしなければならない場合は、I am sorry to tell you that...、I regret to inform you that...などと言えばOK。
In fact, we are considering placing an additional order.
place an orderは「発注する」という意味で、「A(会社)にB(商品)を発注する」という場合はplace an order of B with Aという形で使われます。
Could you please advise if you have 30 of them in stock and whether they can be shipped by June 15?
adviseはadviceの動詞形で、「教える」「助言する」という意味。この文は、より直接的にDo you have 30 of them in stock? Can they be shipped by June 15?と書くこともできますが、Could you please advise if...?(~かどうか教えていただけますでしょうか)という形にすることで、より丁寧な表現になっています。相談や質問をした後にPlease advise.と書くと「ご意見をお願いします」「お知らせください」といった意味になります。また、注意書きや通知の文章によく見られるPlease be advised that...は「~をご承知置きください」「~をお知らせいたします」といった意味なので、あわせて覚えておきましょう。ちなみに、be in stockは「在庫がある」という意味で、逆に「在庫がない」という場合はout of stockと言います。
I look forward to hearing from you at your earliest convenience.
at your earliest convenienceは「ご都合がつき次第」「なるべく早く」という意味の丁寧な言い回しで、この文は「なるべくお早めにお返事をいただければ幸いです」という意味。Your prompt reply would be greatly appreciated.と言うこともできます。as soon as possibleなどは、より強い印象を与えるので、かなりの緊急時以外は使わないようにしましょう。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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