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メールテンプレート

品切れのお詫び

商品の在庫があるか問い合わせを受け、品切れをお詫びするときのテンプレートです。 メールテンプレート「在庫確認」も参考にしてくださいね。

From
Bill Danes
To
Kazumi Shimoda
Subject
Re: PMC-12345BC availability

Dear Ms. Shimoda,

Thank you for your inquiry regarding the availability of PMC-12345BC. I regret to inform you that the product is temporarily out of stock and we will not be able to provide it by the date you requested.

Here are a few options for your consideration:

1) The next shipment is scheduled for August 10. Your order would arrive by August 14.

2) We do have the higher grade QMC-12345BC in stock. For an additional cost of 4,000 yen per unit, we can provide the number you requested by your requested date.

3) We have 25 units in stock of the lower grade OMC-12345BC, which costs 3,000 yen less than PMC-12345BC. The remaining 5 units will be available by August 20.

Please let us know if any of these options are satisfactory, and we will adjust your order.

We apologize for the inconvenience and hope that we can be of further service.

Kind regards,

Bill Danes
SalesManager
XYZ Technologies

解説

Thank you for your inquiry regarding the availability of PMC-12345BC.
inquiryは動詞inquireの名詞形で「問い合わせ」や「質問」を指します。このメールはある商品についての問い合わせへの返信なので、Thank you for your inquiry regarding...(~についてお問い合わせいただきありがとうございます)という文から始まっています。availabilityは形容詞availableの名詞形で「入手/利用できる可能性」という意味。この例のように物やサービスについて使われるほか、人物についてもI'm available between 2 and 5 p.m.(2時から5時までの間なら空いています)のように使われます。
I regret to inform you that the product is temporarily out of stock and we will not be able to provide it by the date you requested.
悪い知らせなのでI regret to inform you that...(残念ながら~をお知らせしなければなりません)という表現を使っています。I am afraid that...と書くことも可能です。out of stockは「品切れ」「在庫なし」という意味。sold out(売り切れ)やon back order(入荷待ち)などと書くこともできます。この例ではtemporarily out of stock(一時的に品切れ中)と述べていますが、今後入荷の予定がない場合は、no longer available(取り扱い中止)、out of production(製造中止)などの表現を使うと良いでしょう。
Here are a few options for your consideration:
相手の要望に応えられない場合は、なるべくこのように箇条書きで代替案を提示するようにします。箇条書きの導入文には、この例のHere are...(下記は~です)のほか、(Listed) below are...(以下に~を記します)、I suggest the following:(以下のようにご提案いたします)などと書くことも可能です。このように「下記」という意味で使う場合、the followingは必ずtheを伴うのに対し、belowは単独で使う点に注意しましょう。また、for your considerationは直訳すると「あなたの検討のために」となり、この文は「下記の選択肢をご検討いただければ幸いです」といったニュアンスになります。
We apologize for the inconvenience and hope that we can be of further service.
最後に改めて品切れのお詫びをしている一文です。be of serviceは「お役に立つ」という意味のフォーマルな表現です。この場合は既に取引がある相手とのメールなので、further(さらなる)というひとことを入れることで「引き続き」というニュアンスを出しています。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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