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メールテンプレート

旅程を伝える

大まかな旅行日程をメールで伝える際のテンプレートです。

From
Kei Minami
To
Lisa Lang
Subject
My itinerary for U.S. trip

Hi Lisa,

Below is the itinerary for my U.S. trip scheduled July 10-15. Let me know if you need further detail on any of the appointments.

Sunday, July 10
5:20 p.m. Arrive Chicago O'Hare
Check-in to Mountain View Hotel

Monday, July 11
9-11 a.m. U.S. market update meeting with Keith Gibson
6:00 p.m.- Dinner with marketing team

Tuesday, July 12
10 a.m.-1 p.m. Tour of Chicago lab
3-5 p.m. Meeting with Tony Dillon at ABC Technologies (awaiting confirmation)

Wednesday, July 13
9-10 a.m. Meeting with Tina Urban at PQR Corp.
12 p.m. Lunch with Professor Bennett at the University of Chicago
3 p.m.- Meeting and dinner with Warren Russell

Thursday, July 14
9-11 a.m. Meeting with Mia Wilson at XYZ Industries
1-4 p.m. Q1 review meeting
6:30 p.m. Dinner with a friend in downtown

Friday, July 15
10:05 a.m. Depart Chicago O'Hare

Prior to the meeting with Mia on Thursday, I would like to discuss our marketing strategies for PMC-1234BC with you to make sure we are on the same page. Would you be able to squeeze in a brief meeting on Monday or Tuesday?

I look forward to seeing you.

Best regards,

Kei

解説

Below is the itinerary for my U.S. trip scheduled July 10-15.
itineraryは「旅程」「旅行日程」の意味で、ビジネス目的の出張でも観光旅行でも使われる言葉です。このメールでは、旅程をメール本文にざっと記していますが、エクセル表などにまとめたものを添付し、Attached is the itinerary for...(~の旅程を添付いたしました)、あるいはよりフォーマルな場合はPlease find attached the itinerary for...と書いても良いでしょう。
Let me know if you need further detail on any of the appointments.
further detail on...は「~についてのさらなる詳細」という意味です。似たような表現には、Let me know if you have any questions.(何かご質問があればお知らせください)、Let me know if there are any problems.(何か問題がありましたらご連絡ください)などがあります。
Q1 review meeting
Q1はfirst quarter(第一四半期)の略で、1Qと書かれる場合もあります。同様に、第二、第三、第四四半期はQ2、Q3、Q4。Q1 review meetingは第一四半期の総括や報告を行う会議を指します。
Prior to the meeting with Mia on Thursday, I would like to discuss our marketing strategies for PMC-1234BC with you to make sure we are on the same page.
be on the same pageは「同じ考え(認識)を持っている」という意味の、ややくだけた言い回しで、make sure we are on the same pageは「互いの意見をすり合わせる」といったニュアンスになります。似た意味のsee eye to eyeやbe on the same wavelengthなども、一般的にもビジネスシーンでもよく使われる表現なので、覚えておくと便利。
Would you be able to squeeze in a brief meeting on Monday or Tuesday?
squeezeは「割り込む」「押し込む」という意味で、この場合のsqueeze inは「(時間を)捻出する・確保する」という意味。単純にCould we have a brief meeting on...?と書くこともできますが、squeeze inを使うことで、相手の忙しいスケジュールの中で何とか予定を空けてもらう、というニュアンスを出しています。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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