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メールテンプレート

書類発送の連絡

書類発送後、発送方法や返信期限などを連絡する際のテンプレートです。

From
Hiromi Yamaguchi
To
Nate Stone
Subject
NDA Sent

Dear Mr. Stone,

This is to notify that we have sent the NDA yesterday via express mail addressed to you.

Kindly confirm the contents and return one of the two copies so that it will reach us by June 6. Both copies must be signed by you and Ms. Craig.

In case you are not able to send it back by this date, I would appreciate it if you could let me know immediately.

Thank you.

Hiromi Yamaguchi
Sales Manager
ABC Industries

解説

This is to notify that we have sent the NDA yesterday via express mail addressed to you.
NDAはnon-disclosure agreementの略で「機密保持契約書」「守秘義務契約書」の意味。また、express mailは「速達郵便」を指しますが、送付の方法としては、ほかにも「国際スピード郵便」を指すEMS、「書留」を指すregistered mail、「着払い」「代金引換」を指すcash on delivery (COD)などがあります。viaは「~によって」という意味で、byを使うことも可能ですが、byよりやや改まった表現です。addressed to...は「~宛てに」の意味。
Kindly confirm the contents and return one of the two copies so that it will reach us by June 6.
本来、kindlyは「親切に」という意味ですが、このように「~していただければ幸いです」というニュアンスでpleaseのように使われることもあります。フォーマルな表現で、会話では使われないので要注意。returnは「返送する」「返信する」の意味で、この場合はsend...backでもOKです。また、so that it will reach us by June 6は「6月6日までにこちらに届くように」、つまり「6月6日必着で」という意味ですが、英語には一語で「必着」を表す単語はないので、このような表現になります。「6月6日消印有効です」という場合は、It must be postmarked by June 6.となります。
Both copies must be signed by you and Ms. Craig.
英文の契約書等は捺印ではなく署名が基本になるため、sign(署名する)やsignature(署名)はビジネスシーンにおいて頻繁に使われる単語です。ただし、アジアには日本同様に捺印の習慣がある国も存在し、「社印」はcompany sealと呼ばれます。
In case you are not able to send it back by this date, I would appreciate it if you could let me know immediately.
in case...は「もし~の場合は」という意味で、if...や、よりフォーマルな印象のin the case that...などを使うことも可能です。「万が一」というニュアンスを強調する表現には、if by any chance...やon the off chance that...などがあります。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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