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メールテンプレート

会議日程を変更する

会議日程の変更をお願いする際のテンプレートです。

From
Shingo Higashi
To
Emma Diaz
Subject
Request to reschedule July 6 meeting

Dear Ms. Diaz,

I'm afraid I must reschedule our meeting on Friday as Yuki Kawada, our VP, left for an urgent trip abroad and will not be able to attend.

May I suggest the following dates instead?

July 9: between 11 a.m. and 3:30 p.m.
July 10 (any time)
July 11: 4 p.m. or later
July 12: in the morning

I am sorry for any inconveniences this has caused. I await your confirmation.

Sincerely,

Shingo Higashi
Project Manager
ABC Inc.

解説

I'm afraid I must reschedule our meeting on Friday as Yuki Kawada, our VP, left for an urgent trip abroad and will not be able to attend.
rescheduleは予定を組み直すことを指し、最近では日本のビジネスシーンでもそれを略した「リスケ」という言葉が使われるようになっています。予定の変更に関する表現には、ほかにも「延期する」という意味のpostpone、put off、push backや、「前倒しする」という意味のmove up、「中止する」という意味のcancel、call offなどがあります。予定変更を余儀なくされた場合は、この例のように簡単に理由も伝えると良いでしょう。ちなみに、VPはVice President(副社長、部長、次長)の略です。
May I suggest the following dates instead?
予定変更を申し出る際は、このように代わりの日時の候補をあらかじめ挙げておくとスムーズです。相手の都合を優先できる場合は、「~に対処する」という意味のwork around…という表現を使って、I am willing to work around your schedule.(そちらのご都合に合わせます)などと書きましょう。急な連絡で代わりの日時がすぐに用意できない場合は、I will come up with a different date and follow up with you later.(別の日程を用意して後ほど改めてご連絡いたします)などと書けばOK。
I am sorry for any inconveniences this has caused.
inconvenienceは「不便」「迷惑」など相手にとって不都合なことを指し、この文は「このたびはご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません」という意味になります。深刻な迷惑をかけてしまった場合は、deeply(深く)やsincerely(心より)などを使い、I deeply/sincerely apologize for the inconvenience.(ご迷惑をおかけしてしまい、深く/心よりお詫び申し上げます)などと言うこともできます。
I await your confirmation.
await...は「~を待つ」という意味の他動詞で、waitが通常wait for...という形で使われるのに対し、awaitは前置詞なしで目的語が続きます。また、フォーマルな言い回しなので会話ではまず使われませんが、文章ではI will be awaiting your reply.(お返事をお待ちしております)、Awaiting your call.(お電話ください)のように使われます。

ライター 伊東 裕子 
Yuko Ito

プロフィール
愛媛県出身。早稲田大学卒業後、月刊誌『English Journal』(アルク)の編集に携わった後、フルブライト奨学生としてボストン大学院プリント・ジャーナリズム学科修士課程にて学ぶ。帰国後、米系経済通信社で英文記者職を経て、英文誌『Mini World』編集長に就任。2003年中経出版にて雑誌『English Zone』を創刊。2009年株式会社グローパルを設立、雑誌『English Plus』(成美堂出版)監修、『オタリーマン』シリーズ他のマンガ企画、書籍・デジタルコンテンツの制作&プロデュースを行っている。
http://www.glopal.co.jp/

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