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他社へ発注することを丁寧に伝える

提案を断ったが、今後も取引を継続したい外注先へ丁寧に対応するときの書き方です。

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After careful consideration of your proposed estimate, we regret to inform you that we have decided to find another company to work with on this project. We understand that you offered your best price and terms, but unfortunately our budget for this project is very limited. We ask for your kind understanding and look forward to future collaboration opportunities.

頂いたお見積書を慎重に検討いたしましたが、残念ながら本件は他社へお願いすることになりましたので、お知らせ申し上げます。御社が精一杯の価格・条件をご提示くださったことは承知しております。しかしながら、あいにく本件に関する弊社の予算は非常に限られております。何とぞご理解賜りますようお願い申し上げますとともに、今後とも、ご協力いただければ幸いに存じます。

解説

After careful consideration of~は、「~について慎重に検討した結果」という意味の定型的な表現で、提案や応募などを断るときの切り出し文句として用いられることが多いと言えます。ここではwe regret to inform you that~(残念ながら~をお知らせします)の形を続け、断っています。
We ask for your kind understandingは「ご理解をお願いします」の意味で、kindを添えることで丁寧なニュアンスが強まります。
look forward to~(~を楽しみにする)は、ビジネス場面では「今後ともよろしくお願いします」といった意味合いの、将来への含みを残す決まり文句としてよく用いられます。

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