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納期延期の打診と代替品提供の提案

受注した商品(TT2065 150セット)が在庫切れのため、納期の延期を打診しつつ、代替品(TT2105)の提供も提案するなど、顧客の信頼を裏切らない対応をするときの書き方です。

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Thank you for your order for 150 units of TT2065. Unfortunately, I am sorry to say that TT2065 is temporarily out of stock. Would you prefer to wait three weeks for your order to be filled or, if the matter is urgent, would you like to consider accepting TT2105 as a replacement at the same price (specs attached). Please let us know how you wish to proceed. Thank you for your kind understanding.

TT2065を150セットご発注いただきまして、ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、TT2065は一時的に在庫切れとなっております。ご注文品をお納めするのに3週間お待ちいただくか、もしお急ぎでしたら、TT2105という商品(仕様は添付の通りです)を代わりに同価格でお渡しすることも可能です。どのようなご希望か、お知らせいただければ幸いです。ご理解いただけますよう、よろしくお願いいたします。

解説

out of stockは「在庫が切れている」ことを表す決まった言い方です。
Would you prefer to~ or would you~と、選択肢を提案して相手に選んでもらう形をとることで、できる限りの誠意を見せることにつながります。
最後のThank you for your kind understanding.は、相手に不便を掛けたり相手の要望に応えられないことがあったときに、理解を求めるためによく使う表現です。

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