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電話テンプレート

電話をかける / 受ける、伝言を預かる、電話を転送する

電話応対の基本的な要素を盛り込んだテンプレートです。

電話テンプレート

Yamada:
Thank you for calling Sugisaki Corporation. Keiko Yamada speaking. How may I help you? 
Waltz:
Hello, this is Brian Waltz from MO Company. 
May I speak to Mr. Ogawa, please? 
Yamada:
I'm afraid there're two people named Ogawa here. Would you happen to know his first name?
Waltz:
Oh, it's Tadashi.
Yamada:
One moment, please.
Yamada:
I'm afraid he isn't at his desk at the moment. Can I take a message?
Waltz:
Could you ask him to call me back when he returns?
Yamada:
Certainly.
Waltz:
Also, I'd like to speak with Ms. Brown about a new project.
Yamada:
Please hold while I connect you.
Waltz:
OK.
Yamada:
Ms. Brown, you have a call from Mr. Brian Waltz of MO Company on Line 1. Shall I put him through?
Brown:
Yes, please. Thanks.

解説

Thank you for calling Sugisaki Corporation. Keiko Yamada speaking. How may I help you?
電話を受けるときは<社名. 自分の名前+speaking.>の形を使って名乗り、続けてHow may I help you?「どのようなご用件でしょうか」と相手の用件をたずねるのが一般的です。このテンプレートのように社名の前にThank you for callingを付けることもあります。How may I help you?は、文の終わりを下げて言いましょう。How can I help you?やWhat can I do for you?も同じように使えます。
Hello, this is Brian Waltz of MO Company.
電話で名乗るときは<This is+名前>の形を使います。自分の会社名は、名前のあとに<from〔of〕+会社名>の形で続けましょう。また、誰かの代わりに電話していることを伝えるときは、I’m calling on behalf of ~「~に代わってお電話を差し上げています」と言います。
May I speak to Mr. Ogawa, please?
これは電話口で話したい人を伝えるときの表現で、I’d like to speak to Mr. Ogawa, please.も同じ意味を表します。speak toの代わりにspeak withを使うこともあります。「~部の○○さん」と言いたいときはMr.〔Ms.〕 ○○のあとに<in+部署名>を続けます。部署や課、局の名称は企業によって異なりますが、基本的にはdivisionやdepartment、sectionの前に、human resources〔personnel〕「人事」、accounting「経理」、general affairs「総務」、overseas「海外事業」などを付けて表します。
I’m afraid there’re two people named Ogawa here. Would you happen to know his first name?
「あいにくOgawaという名前の者は2人おります」「その者のファーストネームはおわかりでしょうか」という意味です。同じ名前の社員が複数いる場合に、誰なのか確認するときはこのような表現を使います。1文目のI’m afraid ~は、否定的な内容を伝える際によく使うフレーズです。2文目のWould you happen to know ~?は丁寧な言い方で、ほかにWe have two Ogawas here. Would that be Tadashi Ogawa in Sales?「Ogawaは社内に2名おります。営業部のTadashi Ogawaのことでしょうか」、Do you know what section he is in?「どの課の者かわかりますか」(Do you know ~は、ややカジュアルな表現)といった言い方もあります。
なお、相手の名前や会社名、発言の内容が聞き取れなかった場合は、May I have your name (and the name of your company) again, please?「お名前(と御社名)をもう一度お願いできますか」、Could you repeat that, please?「もう一度お願いできますか」などと言いましょう。
One moment, please.
電話を保留にする際によく使われる表現で、より丁寧な表現にCould you hold for a moment, please?があります。holdには「(電話を)切らずに待つ」という意味があり、ややカジュアルなHold on, please.「(電話で)お待ちください」という言い方もあります。
Can I take a message?
「伝言を承りましょうか」という意味で、Can I ~?より丁寧な表現としてWould you like to leave a message?もよく使われます。伝言を承ったあとでI’ll be sure to give him the message.「必ず彼に伝えます」と言ってもよいでしょう。
相手に伝言を頼むときはMay I leave a message?「伝言をお願いできますか」のように言います。
Please hold while I connect you.
「おつなぎいたしますので少々お待ちください」という意味で、電話を保留にするときの表現です。「電話をおつなぎします」という意味で、I’ll put you through.やI’ll connect you.もよく使われます。また、Mr.〔Mrs.〕 ~ will be with you in a moment. Please hold the line.「すぐに~が出ます。そのままお待ちください」のように言うこともできます。社外の人に同僚や上司の名前を伝えるときは、名前にMr. やMs.をつけます。
You have a call from Mr. Brian Waltz of MO Company on Line 1. Shall I put him through?
電話を転送するときはYou have a call from ~ on Line …「…番に~さんよりお電話が入っています」と言います。You haveの代わりにThere’sを使うこともあります。続けてShall I put him〔her〕 through?「おつなぎしましょうか」と確認するとよいでしょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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