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電話テンプレート

アポイントを取る / 受ける

取引先の担当者にアポイントを取りたいときにかける電話のやりとりです。
English Upgrader+の「メール」カテゴリーにも同じシチュエーションのメールテンプレートがあるので、参考にしてくださいね。

電話テンプレート

Receiver:
This is Grid Advertising Agency. Thank you for calling.
Yamada:
Hello, this is Yamada from GB Motor Company. May I speak to Mr. Chris Jones in the Sales Division, please?
Receiver:
Hold on, please. I'll put you through.
Jones:
This is Chris speaking. Hello, Mr. Yamada. How are you doing?
Yamada:
Hello, Mr. Jones. I'm doing fine, thanks. Well, I'm calling to make an appointment with you. I'd like to talk to you in person about the spring sales campaign. Could I see you sometime next week?
Jones:
Let me check my schedule... Yes, I'm available next Tuesday morning, the 13th.
Yamada:
How about 10 o'clock?
Jones:
That would be fine.Where should we meet?
Yamada:
I'll come over there. Then I'll see you at 10 o'clock on the 13th.
Jones:
See you. Bye.

解説

I’m calling to make an appointment with you.
これは「アポイントを取るためにお電話をしました」という意味です。I’d like to make an appointment.「アポイントメントを取りたいのですが」やCould we discuss ~ in person?「~について直接会ってお話しできますか」と言うこともあります。in personは「直接お会いして」「お目にかかって」という意味です。
I’d like to talk to you in person about the spring sales campaign.
「~の件でお話ししたい」というアポイントの目的は、I’d like to talk to you about ~やI’d like to discuss ~を使って表します。
Could I see you sometime next week?
How about 10 o’clock?
1文目は「来週いつかお会いできませんか」と相手の都合をたずねる表現です。ほかにもCould we meet next week?「来週お会いできませんか」やWhen would be convenient for you?「いつがご都合よろしいですか」のような言い方があります。具体的な日時を提案する場合は、2文目のHow about ~?のほか、How is ~?、How does ~ sound〔look〕?と言います。より丁寧な表現として、Would ~ work for you?やWould ~ be good for you?もよく使われます。
Let me check my schedule... Yes, I’m available next Tuesday morning, the 13th.
1文目は「予定を確認させてください」という意味です。scheduleの代わりにcalendar「スケジュール表」を使うこともあります。都合のよい日は<I’m available+日付・曜日>で表します。「来週の~曜」や「今週の~曜」という言い方は曖昧なので、必ず日付を伝えるようにしましょう。なお、月を言わずに日付のみ言う場合は<the+序数>で表します。
「いつでもいいですよ」と言いたいときはAnytime is fine with me.、反対に都合が悪い場合はI’m afraid I don’t have much time.「あいにく時間が取れないもので」などと言います。
That would be fine.
相手の提案に同意する場合はThat would be fine.と言います。ほかにThat would be great.やThat would work for me.、Sounds good.も同じ意味で使えます。
Where should we meet?
I’ll come over there.
1文目は「どこで会いましょうか」という意味で、約束の場所を決めるときによく使われる表現です。Where would you like to meet?と言うと、「どちらで会うのがよろしいですか」という丁寧な表現になります。「そちらに伺います」と言うときは、2文目のように言います。相手のところへ行くので、goではなくcomeを使うのがポイントです。文の初めや終わりに「もしよろしければ」「差し支えなければ」という意味のif possibleやif it’s OK with youをつけると、より丁寧な表現になります。
反対に、「弊社にお越しいただけますか」と言いたいときは、Would you mind coming to our office?を使いましょう。
Then I’ll see you at 10 o’clock on the 13th.
最後に、<Then I’ll see you+日付・時間>でアポイントの日時を確認します。このときも、日付をはっきりと伝えて行き違いのないようにしましょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。

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