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電話テンプレート

返品を依頼する

商品の問題点を伝え、返品を依頼する際のやりとりです。

電話テンプレート

Jackson:
Thank you for calling BG Fabric. Paul Jackson speaking.
Kimura:
Hello, this is Nao Kimura from Takeda Corporation. I'm calling about the order I received from you today.
Jackson:
Can I have the order number?
Kimura:
It's 320-14P.
Jackson:
Let's see ... Yes, it's our new fabric. What seems to be the problem?
Kimura:
Well, the product was quite different from the sample you sent us the other day. The texture isn't as soft as I thought it would be. Besides, it seems like the color varies significantly. The color of the sample was a soft light yellow and that's why we decided to place an order. But the color of what came today is too intense.
Jackson:
I'm terribly sorry. There's really no excuse for it. We will immediately ship a replacement with the same quality and color as the sample you saw.
Kimura:
I appreciate that, but we'd rather return the order.
Jackson:
I understand. Then please return your order at our expense.
Kimura:
All right.

解説

I'm calling about the order I received from you today.
I'm calling about ~は「~の件でお電話差し上げました」。この表現を使って、電話の用件を最初にはっきりと伝えます。I'm calling to let you know that ~もほぼ同じ意味で使うことができます。
What seems to be the problem?
返品の依頼を受ける側が使う表現で、「どういった問題でしょうか」という意味です。seem to ~「~のように思われる」を使うと、What is the problem?「どんな問題ですか」というストレートな聞き方よりもソフトな表現となります。
The product was quite different from the sample you sent us the other day.
The texture isn't as soft as I thought it would be.
1文目で「(受け取った)商品が、先日送ってもらったサンプルと異なっていた」と、問題点を伝え、2文目で「生地の手触りが思っていたほど柔らかくない」と、具体的に指摘しています。
受け取った商品が注文した物とまったく違う場合にはThis is not what we ordered.と言います。
I appreciate that, but we'd rather return the order.
サンプルと同じ物を発送するという申し出に対し、I appreciate that.とお礼を言ったあとで、「(交換よりも)むしろ返品したい」と言っています。<would rather+動詞の原形>は「むしろ~したい」という意味です。ほかに、I'd like to ask for a refund.「払い戻しをお願いしたい」と言うこともできます。I want a refund.はぶしつけな印象を与えるので避けましょう。
Then please return your order at our expense.
返品の依頼を受ける側が使う表現です。at our expenseは「費用を弊社の負担で」という意味。つまり「着払いで送り返してください」ということを伝えています。「着払いで」はcash on delivery(=COD)とも言います。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。

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