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電話テンプレート

添付書類を確認する

メールに書類を添付して送信した後、電話でその書類について確認するときのやりとりです。

電話テンプレート

Fukada:
Public Relations. Yoko Fukada speaking.
Thompsons:
Hello, this is Mike Thompsons in the Supplies Division. I'd like to ask you about the project status report attachment that was sent to me this morning.
Fukada:
All right. Just a moment while I look for the file.
Thompsons:
OK.
Fukada:
Thanks for waiting. What exactly would you like to ask?
Thompsons:
Please look at the third item from the top. The scheduled completion date is March 5, 2012. I remember it was February 20 in the previous report, but has it been changed?
Fukada:
Oh, the date was postponed at the recent sales meeting. I should have made an annotation. I'm sorry. I'll send a follow-up e-mail later.
Thompsons:
I see how it is.
Fukada:
Is there anything else that wasn't clear?
Thompsons:
No, that's it. Thank you very much.

解説

I'd like to ask you about the project status report attachment that was sent to me this morning.
これはメールの添付書類について確認したいときの表現です。I'd like to ask you (a couple of questions) about ~.「~について(2、3質問を)したいのですが」のほか、I'd like to discuss ~「~について話したいのですが」、I'm calling to ask you about ~「~について伺うためにお電話しました」などと言います。status reportは「現状報告書」、attachmentは「添付書類」という意味です。
Just a moment while I look for the file.
Thanks for waiting.
ファイルがすぐに見つからないときは、1文目のように「ファイルを探す間、少々お待ちください」と伝えます。社外からの問い合わせの場合には、より丁寧にI'm sorry, could you wait a second while I look for the file.と言いましょう。ファイルを見つけて開いたら、Thank you for waiting.やI'm sorry to keep you waiting.「お待たせしてすみません」と言います。
また、相手にファイルを開いてもらいたいときはCould you open the file and take a look at it?「ファイルを開いて確認していただけますか」やI think it would be better for you to look at the file while we talk.「ファイルを見ていただきながら、お話ししたほうがいいと思うのですが」などと言いましょう。
What exactly would you like to ask?
これは「具体的にどんなことを聞きたいのですか」という意味です。exactlyの代わりにspecificallyやpreciselyも使われます。より丁寧な表現としてMay I ask exactly what your question is?、May I ask what your question is exactly?があります。
Please look at the third item from the top.
「上から3つ目の欄を見てください」という意味です。文書の中の該当箇所を指すときには、item「欄」のほか、paragraph「段落」、line「行」、chart〔list〕「表〔リスト〕」、top「上」、middle「真ん中」、bottom「下」などの語を使います。該当箇所が見つからない場合は、Excuse me, which part are you referring to?「すみませんが、どの部分のことをおっしゃっていますか」などとたずねて確認しましょう。
Is there anything else that wasn't clear?
相手の質問が終わったときに「ほかに不明な点はありますか」と確認する表現です。相手が不明点を見つけたのは過去のことなのでthat wasn't clearと過去形を使っています。ほかに、Do you have any other questions?「何かほかに質問はありますか」と言うこともできます。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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