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電話テンプレート

発注先にプロジェクトの進捗状況を確認する

発注先にプロジェクトの進捗状況を確認するときのテンプレートです。

電話テンプレート

Wilson:
XYZ outdoor company, Henry Wilson. How may I help you?
Hasebe:
Hello, Mr. Wilson. This is Sachi Hasebe from Japan Outdoors. I'm calling to check on the status of the preparations for our promotional event.
Wilson:
Ms. Hasebe, everything is going smoothly.As scheduled, we'll start setting up the venue next week.
Hasebe:
Great. Have there been any developments on the negotiations concerning the route our campaign vans will take?
Wilson:
Yes, we had to shorten driving time by an hour, but the rest doesn't have to be changed. The city will give us permission tomorrow.
Hasebe:
Thank you for moving quickly. Well, I'd like to talk to you about the event staff. Can I keep talking?
Wilson:
No problem, what about them?
Hasebe:
I'm thinking about holding a briefing where they learn about the product and how to communicate with customers. What do you think?
Wilson:
That's a good idea. Giving instructions beforehand should help the staff avoid confusion. How about holding the briefing from 6:00 p.m. on November 4?
Hasebe:
Sounds good. We'll hold the session at our headquarters, so would you inform them of that?
Wilson:
Certainly. If there's anyone who can't make it, I'll contact you.
Hasebe:
I appreciate it. If anything comes up, please don't hesitate to get in touch with me. Talk to you later.
Wilson:
See you.

解説

I'm calling to check on the status of the preparations for our promotional event.
まず、I'm calling to ~の形を使って電話の目的を伝えます。check on the status of ~は「~の現状を確認する」という意味。ほかにI was wondering how ~ is going.「~がどのように進んでいるかと思いまして」、Could you fill me in on the current situation?「現状について詳しく教えていただけますか」、Have you been making progress on ~?「~は進んでいますか」などと表すこともできます。
everything is going smoothly.
進捗状況の問い合わせに答える場合、順調ならはeverything is going smoothly「すべて順調に進んでいます」、We're ahead of schedule.「予定より早めに動いています」など、あまり順調でない場合はActually, we have a problem.「実は問題があるんです」、We're a bit behind schedule.「予定よりやや遅れています」などと伝えましょう。
Have there been any developments on the negotiations concerning the route our campaign vans will take?
より詳しい進捗状況を尋ねるときは、Have there been any developments on ~?「~について何か進展はありましたか」のほか、How is ~ coming along?「~はどんな進捗状況ですか」、と尋ねましょう。
Can I keep talking?
これは「このまま話し続けてよろしいですか」と言う意味です。電話をかけたとき、相手に「今話せますか」と確認するときはAre you able to talk now?やI hope I'm not disturbing you.「お邪魔していないといいのですが」と言いましょう。このように聞かれたとき、話せるようならSure.やNo problem.、時間がない場合にはI can talk, but I'm afraid I don't have much time.「お話はできますが、あまり時間がないんです」と答えます。
What do you think?
相手に意見を尋ねるときの表現です。具体的な意見を尋ねる場合はWhat do you think?、感想を尋ねる場合にはHow do you feel?を使います。
If anything comes up, please don't hesitate to get in touch with me.
これは「何かありましたら、遠慮なく連絡してください」という意味で、ビジネスシーンでよく使われるフレーズです。<get in touch with+(人)>は<contact+(人)>で言い換えることができます。don't hesitate to ~の代わりにfeel free to ~を使ってもいいでしょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。

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