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電話テンプレート

会議についての変更点を知らせる

会議について変更点になった点を知らせる際のやりとりです。

電話テンプレート

Adams:
Frank Adams, Marketing.
Sakamoto:
Hi, Mr. Adams. This is Naoko Sakamoto of Sales. I'm calling to let you know that the meeting scheduled for Friday has been postponed until September 12 because our manager had to extend his business trip till Friday.I'm sorry for such short notice. I hope you're available.
Adams:
OK. Let me see ... don't worry, I'm free. Is the time still the same?
Sakamoto:
Yes, the time and place haven't been changed. It will be held in Conference Room 1 from 11:00 a.m.
Adams:
Thanks for letting me know.
Sakamoto:
No problem. May I ask a favor of you?
Adams:
Sure. What is it?
Sakamoto:
Could you tell the other participants in the Marketing Department about the change? I have to make sure how many are attending the meeting.What do you think?
Adams:
All right. Do you know who's scheduled to attend from Marketing?
Sakamoto:
Yes ... Amelia Carter, Yoichi Suzuki and your manager Rob Martin.
Adams:
Thanks. I'll ask them and let you know by tomorrow noon.
Sakamoto:
Thanks a lot. See you.
Adams:
Bye.

解説

I'm calling to let you know that the meeting scheduled for Friday has been postponed until September 12
まず、I'm calling to ~の形で電話の用件を伝えます。<let+(人)+know>はややカジュアルな表現です。社外への電話ではtell you about ~を使うとよいでしょう。「会議が延期になった」はa meeting has been postponed。postponedの代わりにput offやrescheduledを使ってもいいでしょう。いつまで延期したかを表すにはuntilを使いますが、rescheduledを使う場合はtoを続けて<be rescheduled to+日付>で表します。
because our manager had to extend his business trip till Friday.
会議が延期になった理由は<because+主語+動詞>や<because of+名詞>、<due to+名詞>の形を使って伝えましょう。
I'm sorry for such short notice.
これは「急なご連絡ですみません」という意味で、ビジネスシーンでよく使われる表現です。short notice「急な知らせ」というフレーズは、Thank you for coming at such short notice.「急な知らせにもかかわらず来てくれてありがとう」といった表現などでもよく使われるので覚えておきましょう。
the time and place haven't been changed.
時間や場所に変更がないことを伝える表現です。ほかにもThere's no change in the time and place.、The time and place remain the same.のように表すことができます。「日にち」と「時間」に変更がない、と伝える場合はtime and placeの代わりに date and timeを使います。
Could you tell the other participants in the Marketing Department about the change?
<Could you tell+人+about ~?>は「(人)に~について伝えていただけますか」という意味。<I'd like you to tell+人~.>もほぼ同じ意味を表します。より丁寧に言いたい場合は、youのあと、もしくは文末にpleaseをつけましょう。また、tellの代わりにshare「(人)に伝える」を使って<share this with+人>「このことを(人)に伝える」と表すこともできます。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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