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アジェンダ

会議をすることが決まったら、アジェンダを作成し、事前に参加者にメールなどで共有するといいでしょう。あらかじめ、会議の目的や内容を明確にすることで、より建設的な会議になりますね。

Gulbee Foods
Agenda for Planning Meeting

Date November 20, 2012 Time 10:00 a.m.~11:30 a.m.
Location Meeting Room B Called by Shigeru Yoshimoto

I. Attendees 

Robin Chu
Lynn Sakashita
Kota Watanabe

Shigeru Yoshimoto
Nana Honda

Julia Cowen
Alan Carter

II. Preparation for the meeting

  • Bring the results of the latest questionnaire.

III. Open Meeting
Objective: Clarify problems with the new ChocoV product

IV. Agenda Topics

  1. Review the results of the questionnaire and the sales records of our current products.
  2. Get feedback from developers and find out what the problems are with ChocoV.
  3. Discuss solutions to the problems.
  4. Prepare a schedule by the sale date.

V. Close Meeting

Please contact Kota Watanabe if you have anything to add to this agenda.

解説

Date / Time / Location / Called by
それぞれ「日程」「時間」「場所」「(会議の)招集者」という意味で、これらは表にまとめるとよいでしょう。ほかに、Meeting title「会議名」、Time-keeper「タイムキーパー」、Facilitator「司会者」、Note-taker「記録係」などの項目を加えることもあります。
Attendees
これは「出席者」という意味です。個人名ではなく、Advertising Manager「宣伝部長」、Sales Representatives「営業部各位」、Customer Service Staff「カスタマーサービス部スタッフ」のように役職名や部署名で表記することもあります。
Preparation for the meeting
「会議の準備」の欄には、会議に参加する前に行っておくべきことを記載します。bring ~「~を持ってくる」のほか、read the article「記事を読む」、look over the report「報告書に目を通す」などと表します。
Open Meeting
直訳は「開会」で、最後に記載してあるClose Meeting「閉会」と対になります。この「開会」は、会議の招集者がその会議の目的を出席者に伝えて確認することを指します。「会議の目的」はobjectiveまたはpurpose of meetingとして記載しましょう。
Agenda Topics
これは、会議で話し合う予定の「協議事項」です。簡潔に書くために、動詞の原形で始めてもよいし、Discussion about the future direction of ~ project「~プロジェクトの方向性についての話し合い」やPresentation of the new sales promotion campaign「新しい販促キャンペーンの紹介」のように名詞で始めることもできます。ただし、動詞で始まる形か名詞で始まる形かのどちらかに統一するとよいでしょう。 なお、会議にプレゼンが含まれる場合は、発表内容のほかにPresenter「発表者」と各発表者に割り当てられたTime〔Duration〕「時間」も併記します。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

English Upgrader+はTOEIC Programの出題内容とは関係ありません。日々の英語学習にお役立て下さい。
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