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電話テンプレート

会議室を予約する

社内の会議室を予約するため、内線で担当部署に依頼する際のやりとりです。

電話テンプレート

Clark:
Hello, this is Mike Clark of the sales department. Can I talk with someone in charge of making arrangements for a meeting room?
Shimizu:
This is Yoko Shimizu, and I take care of that.
Clark:
Thank you. I'd like to book a meeting room that can seat twelve people on the morning of May 25.
Shimizu:
OK. Let me check the availability ... Well, the only room that's available is Room D, which can hold up to fifteen people.
Clark:
All right. Does the room have a projector?
Shimizu:
I'm sorry, but the rooms with projectors are both reserved already.
Clark:
Oh ... That's going to be a problem.
Shimizu:
Well, I'll ask the people who reserved the rooms if they could switch to a room without a projector.
Clark:
I'd appreciate that. We're going to have some clients at the meeting and we can't change the date or time.
Shimizu:
All right. I'll call you back when I figure this out.

解説

Can I talk with someone in charge of making arrangements for a meeting room?
これは「会議室の予約を担当している方とお話しできますか」という意味です。someone in charge of ~は「~を担当している方」。Can Iの代わりにI’d like to ~「~したいのですが」も使えます。
I take care of that.
「私がそれを担当しています」という意味で、I’m in charge of that.も同じ意味を表します。なお、「担当している」と言うと、現在進行形を使ってしまいそうですが、I am taking care of that.「今、ある1つの問題を担当している」と意味になるので注意しましょう。
I’d like to book a meeting room that can seat twelve people on the morning of May 25.
I’d like to book a meeting room.は「会議室を予約したいのですが」という表現。bookの代わりにreserveを使うこともできます。ここでは関係代名詞を使ったa meeting room that can seat twelve people「12名収容できる会議室」で、収容人数の希望を伝えています。that can ~の代わりにwith a capacity for twelve peopleを使うこともできます。
The only room that’s available is Room D, which can hold up to fifteen people.
会議室などの部屋が「空いている」ことを表すにはavailableを使います。ここではthe only room that’s available「唯一空いている部屋」がRoom Dであり、さらにその部屋についてwhich can hold up to fifteen people「最大15名収容できる」と説明を加えています。このholdは「(部屋が人を)収容する」、up to ~は上限を示して「~まで」という意味です。
The rooms with projectors are both reserved already.
<主語+are already reserved>は「~はすでに予約でいっぱいです」という意味ですが、この文のようにalreadyを文の最後に置くこともあります。reservedの代わりにbookedやtakenも使えます。
I’ll ask the people who reserved the rooms if they could switch to a room without a projector.
部屋の変更が可能かどうかをたずねてみる、と伝える表現です。<I’ll ask+人+if ~>は「(人)に~かどうかをたずねてみる」はよく使うフレーズなので、覚えておきましょう。

制作 
株式会社ウィットハウス

企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。
http://www010.upp.so-net.ne.jp/withouse/index.html

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