英文メール強化塾 相手を動かすライティング戦略

間違いを繰り返す相手に送り状に正しく記載させる

【そちらにとっては、小さなことでしょうが……】

警備会社の日本法人に勤めるカトウさんの頭痛のタネは、本社勤務の仕事相手が小さな事務的ミスと思われることを繰り返すことで、そのせいでカトウさんには意外に面倒がかかるのである。

海外本社から日本国内での運用に必要な機器が定期的に送られてくるので、カトウさんは税関で関税を支払い、その機器を引き受けなければならない。関税は日本円での総額に基づき算出される。送り状（invoice）のなかには総額を記載する箇所がふたつあるのだが、本社の担当者はなぜだかときどき、それぞれ異なる総額を記載してくるため、関税が計算されず、荷物の引き受けができないのである。

本社の人間にとっては単純な事務的間違いかもしれないが、カトウさんにはとても面倒なことになるのである。税関の職員からは、積荷の引き渡し前に送り状の記載ミスを修正するよう要求され、そのせいで必要のない手間と遅延が生じることになる。そして、今回もまた同じ間違いのある送り状を受け取った。

この件は最新の送り状でもまた起きており、問題自体は簡単に解決できることです。日本円での総額は、XYデータベースに示されている正味価格と同じ金額であり、データを確認すれば済む話だからです。
そこでまず、繰り返し起きている問題について、いかに容易に防げるかを相手に提示し、やる気にさせます。そして、最新の送り状に関しても早急な対応を促します。